Mitarbeiterakten, die Arbeitgeber beibehalten sollten

Möchten Sie wissen, welche Mitarbeiterakten Sie als Arbeitgeber führen müssen? Der Arbeitgeber führt für jeden Mitarbeiter vier Mitarbeiterakten. Darüber hinaus führt der Arbeitgeber andere Mitarbeiterakten für alle Mitarbeiter.

Personalakten der Mitarbeiterakten

Für jeden Mitarbeiter wird eine Personalakte geführt. Diese Personalakten enthalten vertrauliche Dokumente und werden von Personalmitarbeitern verwaltet und verwaltet. Personalakten sind die wichtigsten Mitarbeiterdaten, die in einigen Unternehmen vom Arbeitgeber, vom Arbeitnehmer und vom Vorgesetzten des Mitarbeiters verwendet werden.

In anderen Fällen - und dies ist der empfohlene Ansatz - ist der Zugriff auf die Personalakte der Mitarbeiter auf das Personalwesen und den Mitarbeiter unter Aufsicht beschränkt.

Typische Dokumente in einer Personalakte umfassen den Arbeitsantrag, ein Familien-Notfallkontaktformular, eine dokumentierte Disziplinarhandlung, einen Lebenslauf, den Mitarbeiterbeleg, den der Mitarbeiter unterschreibt, der willkürliche Arbeitgeber die Arbeitsblätter abmelden, die periodische Beurteilung, die Arbeitsplatzbewertung oder die Leistung Entwicklungsplan, Schulungszertifikate und Anwesenheitsnachweise sowie aktuelle persönliche Kontaktinformationen zu jedem Mitarbeiter.

Nicht alle Personalakten enthalten dieselben Dokumente, aber in jeder Personalakte gibt es einige Dokumente, die identisch sind. Die Dokumentation der Leistung eines Mitarbeiters gehört nicht in die Personalakte, es sei denn, dies rechtfertigte Disziplinarmaßnahmen, eine Auszeichnung oder ein anderes Zeichen herausragender Leistung. Solche alltäglichen Leistungsnachweise gehören zu den Akten, die Manager behalten, um die Leistung, Ziele und Beiträge ihrer Mitarbeiter zu verfolgen.

Abrechnungsdateien der Mitarbeiterdatensätze

In den Personalabrechnungsdateien werden auch Mitarbeiterdatensätze verwaltet. Die Gehaltsabrechnungsdateien enthalten eine Historie der Arbeitsplätze, Abteilungen des Mitarbeiters, Vergütungsänderungen, Pfändungen, Darlehen und andere Informationen, die für die Bezahlung eines Mitarbeiters und das Aufbewahren einer Kopie des Vergütungsverlaufs des Mitarbeiters erforderlich sind.

Die Gehaltsabrechnungsdatei enthält auch die Historie der Regierungsformulare wie W-2, W-4 und die von der Arbeitnehmerin ausgefüllten Dokumente der sozialen Sicherheit. Das Dossier enthält auch Informationen zu Leistungen an Arbeitnehmer und die Erlaubnis, Zahlungen vom Gehaltsscheck der Mitarbeiter abzuheben.

Krankenakten der Mitarbeiterakten

Eine Mitarbeiterakte wird ebenfalls vom Arbeitgeber geführt. Die Mitarbeiterakten in der Krankenakte stehen niemandem zur Verfügung, außer den von der Personalabteilung bestimmten Mitarbeitern und den Mitarbeitern, deren Unterlagen in der Akte aufbewahrt werden. Krankenakten enthalten ärztliche Notizen, FMLA-Antragsunterlagen, Informationen zu Drogentests, erforderliche physische Informationen und andere solche Unterlagen, die sich auf den Gesundheitszustand eines Mitarbeiters oder seines Familienmitglieds beziehen.

Krankenakten erhalten aufgrund der Vertraulichkeit der Mitarbeiterakten ein Höchstmaß an sicherer Aufbewahrung und Vertraulichkeit. Es wird empfohlen, die medizinischen Akten in verschlossenen Aktenfächern aufzubewahren, die in einem Raum gesperrt sind, der nicht für andere Mitarbeiter als das von Personal bestimmte Personal zugänglich ist.

I-9 Dateien von Mitarbeiterdatensätzen

I-9 Dateien enthalten Mitarbeiterdatensätze, die für alle Mitarbeiter in einer Datei verwaltet werden, die von anderen Mitarbeiterdatensätzen getrennt ist. Die Arbeitgeber führen diese Mitarbeiterliste getrennt von den anderen Mitarbeiterdaten, um die Vertraulichkeit der Mitarbeiter gegenüber Regierungsbeamten und anderen Stellen zu gewährleisten, die zur Überprüfung der I-9-Mitarbeiter berechtigt sind.

Wenn Sie die I-9 an einem separaten Ort aufbewahren, wird sichergestellt, dass Regierungsangestellte, wenn Sie für eine Überprüfung der E-9-Dateien ausgewählt werden, keinen Zugriff auf andere Aufzeichnungen über den Angestellten oder ihre Beschäftigung in Ihrer Organisation haben, mit Ausnahme der tatsächlichen I-9-Formular. Diese Untersuchungen nehmen von Jahr zu Jahr zu. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Mitarbeiter die I-9-Formulare ordnungsgemäß ausgefüllt haben oder dass Sie Geldstrafen und möglicherweise Gefängnisstrafen ausgesetzt sind.

Zugriff auf Mitarbeiterdatensätze durch Mitarbeiter

Mitarbeiter können ihre Mitarbeiterdaten einsehen, indem sie sich während der üblichen Geschäftszeiten an einen Mitarbeiter der Personalabteilung wenden. Kein Mitarbeiter darf Dokumente in seinen Unterlagen ändern oder entfernen, die in Anwesenheit einer Person des Personalwesens eingesehen werden müssen.

Sie müssen in Ihrem Mitarbeiterhandbuch eine Richtlinie zum Anzeigen von Mitarbeiterdatensätzen enthalten und diese in Bezug auf Mitarbeiteranfragen zur Anzeige ihrer Dateien wahllos befolgen.

Wenn ein Mitarbeiter nach seinem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis eine schriftliche Kopie seiner Personalakte sendet, müssen Sie ihm eine Kopie zusenden.

Gelegentlich begegnen Sie einem Mitarbeiter, der misstrauisch ist, welche Art von Mitarbeiterdaten von seiner Personalabteilung aufbewahrt werden. Dies sind die Mitarbeiter, die am häufigsten eine Kopie ihrer Mitarbeiterdateien anfordern. Machen Sie erneut, ohne Unterscheidung, eine Kopie der Datei und senden Sie sie. (Sie erhalten wahrscheinlich eine Rückmeldung, dass der Mitarbeiter überrascht war, wie wenig Unterlagen die Personalabteilung des Personals aufbewahrte.)

In einigen Gerichtsbarkeiten ist es rechtmäßig, dem Mitarbeiter die Kosten für das Kopieren und Versenden der Datei in Rechnung zu stellen.