Möchten Sie wissen, wie und warum eine Jobanalyse durchgeführt wird?

Eine Jobanalyse ist ein Prozess, der dazu dient, Informationen über die Pflichten, Verantwortlichkeiten, erforderlichen Fähigkeiten, Ergebnisse und das Arbeitsumfeld eines bestimmten Jobs zu sammeln. Sie benötigen so viele Daten wie möglich, um eine Jobbeschreibung zusammenzustellen, die das häufige Ergebnis der Jobanalyse ist.

Wenn Sie wichtige Informationen vermissen, kann es sein, dass Sie einen Mitarbeiter nicht richtig bezahlen, was die Unzufriedenheit der Mitarbeiter fördert oder jemanden anstellt, der nicht über die für die Ausführung des Jobs erforderlichen Fähigkeiten verfügt. Bei der Jobanalyse werden die Verantwortlichkeiten eines Jobs auf die Kernfunktionen reduziert, die für eine erfolgreiche Ausführung des Jobs erforderlich sind. Die Jobanalyse ist hilfreich, um einen Überblick über die grundlegenden Anforderungen einer Position zu geben.

Zu den weiteren Ergebnissen einer Jobanalyse gehören die Erstellung von Personalbeschaffungs- und Einstellungsplänen, die Buchung von Positionen und die Planung sowie die Planung der Leistungsentwicklung in Ihrem Performance-Management-System. Die Jobanalyse ist ein praktisches Werkzeug, mit dem Sie jeden dieser Prozesse für den Beschäftigungserfolg auffüllen können.

So führen Sie eine Jobanalyse durch

Bestimmte Aktivitäten helfen Ihnen bei der Erstellung einer erfolgreichen Jobanalyse. Die Jobanalyse kann die folgenden Aktivitäten umfassen:

1. Überprüfung der beruflichen Verantwortlichkeiten der derzeitigen Mitarbeiter. Es ist wichtig, dass Sie die tatsächlichen Mitarbeiter, die den Job erledigen, nach dem fragen, was sie täglich im Job tun. Häufig haben Personal und Management (insbesondere das obere Management) keine Vorstellung davon, was die täglichen Funktionen eines bestimmten Jobs ausmachen. Sie sehen zwar die Ausgabe, wissen aber nicht, welche Arbeitshandlungen und Verhaltensweisen der Mitarbeiter beim Produzieren mitbringt.

Wenn Sie aufgefordert werden, Ihre aktuellen Verantwortlichkeiten für eine Jobanalyse aufzulisten, sollten Sie sich eingehend mit den von Ihnen bereitgestellten Informationen befassen.

Sagen Sie nicht einfach, dass Sie "monatliche Berichte erstellen". Sagen Sie beispielsweise, dass Sie "die Daten aus sechs verschiedenen Abteilungen zusammenstellen, die Daten mit einem von mir erstellten und von mir erstellten und von mir erstellten Access-Tool auf Genauigkeit überprüfen, usw." Wenn Sie die Details weglassen, denken sie möglicherweise, dass Ihr Bericht durch eine Schaltfläche generiert wird, die Sie einmal im Monat drücken, um zu produzieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre täglichen Aufgaben ausreichend detailliert beschrieben haben, damit Ihre Organisation einen qualifizierten neuen Mitarbeiter einstellen kann, der die Fähigkeit hat, die Aufgabe ordnungsgemäß auszuführen.

2. Online-Recherche und Anzeigen von Jobbeschreibungen, online oder offline, wobei ähnliche Jobs hervorgehoben werden. Während Sie niemals die Jobbeschreibung eines anderen Unternehmens kopieren möchten, ist das Anzeigen mehrerer Jobbeschreibungen hilfreich, um Ihre eigenen Jobbeschreibungen zu erstellen.

Sie finden Beispiele für Jobbeschreibungen, indem Sie nach "Jobtitel Sample Description" suchen, oder Sie sehen Jobangebote für Stellen, die Unternehmen aktuell einstellen. Sie können auch bei LinkedIn nachschauen, wie Menschen ihre Leistungen in einem Job beschreiben.

Sie können auch die Stellenbeschreibungen sehen, die auf solchen Websites wie Salary.com aufgeführt sind.

All diese Suche kann Ihnen helfen, die Job-Analyse zu formulieren und Sie an Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu erinnern, die Sie möglicherweise vergessen haben.

3. Analyse der Arbeitsaufgaben, Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die der Mitarbeiter, der die Stelle besetzt, erfüllen muss. Nicht jeder Job innerhalb eines Unternehmens ist optimiert. Möglicherweise finden Sie rückgängig gemachte Aufgaben oder Projekte, die Sie von einer Abteilung in eine andere verschieben sollten. Möglicherweise entdecken Sie Aufgaben, die ein anderer Job erfolgreicher und einfacher ausführen könnte.

Stellen Sie bei einer Jobanalyse sicher, dass Sie die Anforderungen des Unternehmens und die nicht zugewiesenen oder unlogischen Verantwortlichkeiten berücksichtigen. Arbeiten Sie anschließend mit dem Management zusammen, um die richtigen Aufgaben zur richtigen Jobanalyse hinzuzufügen.

4. Recherche und Austausch mit anderen Unternehmen, die ähnliche Jobs haben. Manchmal geben Unternehmen gerne Informationen über ihre Stellenbeschreibungen weiter. Es gibt auch Gehaltsumfrageunternehmen, in denen Sie Ihre Jobs ihren Beschreibungen zuordnen und Gehaltsinformationen austauschen können. Sie können jedoch auch dabei helfen, herauszufinden, was Sie in Ihre eigenen Jobbeschreibungen aufnehmen müssen.

5. Die wichtigsten Ergebnisse oder Beiträge aus der Position darlegen. Manchmal sind Sie so sehr mit den Aufgaben beschäftigt, dass Sie vergessen haben, die erforderlichen Ergebnisse zu betrachten. Wenn zum Beispiel der Bericht benötigt wird, ist das Sammeln und Prüfen von Daten ohne die abschließende Analyse und den Bericht wertlos.

Manchmal können Sie Lücken in Ihrer Organisation identifizieren und durch Jobanalysen herausfinden, wie Sie diese füllen können. Aufgaben werden beispielsweise keinem Mitarbeiter zugewiesen, der erledigt werden muss.

Oder ein Job hat mehr Aufgaben, als jede einzelne Person ausführen könnte.

Je mehr Informationen Sie sammeln können, desto einfacher finden Sie das eigentliche Schreiben der Jobbeschreibung. Sie müssen sich keine Sorgen um die schöne Sprache machen. Sie wollen vor allem eine funktionale Stellenbeschreibung. Stellen Sie sicher, dass es klar und präzise ist. Fragen Sie sich: "Wenn jemand anderes dies liest, würden sie wissen, was die Person in dieser Position tatsächlich tut?"

Schieben Sie das Schreiben von Jobbeschreibungen nicht ab. Sie werden von unschätzbarem Wert sein, wenn Sie das Gehalt und die Vergütung bei Einstellung und Beförderung betrachten und beurteilen, ob eine Stelle die Voraussetzungen für eine Ausnahme von Überstunden erfüllt. Sie sind ein effektives Kommunikationsmittel für die Mitarbeiter, sodass Ihre Erwartungen klar sind.