So gestalten Sie Ihre Management-Meetings zu produktiven Events

Sie müssen nicht lange suchen, um Artikel von Experten für Zeitmanagement, erfahrenen Führungskräften und anderen Gurus und Experten zu finden, die Besprechungen entschlüsseln und Ihnen vorschlagen, diese oft mühsamen Zeitverschwender in Unternehmen zu vermeiden, zu verkleinern oder auf andere Weise zu vermeiden.

Trotzdem müssen wir uns manchmal einfach treffen. Und ja, es gibt einige großartige Ratschläge von Experten zu Zeitmanagement, Terminkontrolle und Ordnungsregeln. Der Schwerpunkt liegt hier etwas anders und bietet eine bewährte Anleitung, mit der Manager fünf gängige Besprechungstypen in schmerzlose und produktive Ereignisse umwandeln können.

Fünf gemeinsame Besprechungslösungen

1. Beseitigen Sie den Tod durch "Around the Table" -Updates. Sie kennen dieses Treffen. Packen Sie achtzehn Personen in einen Raum und fordern Sie dann jede Person auf, ein Update zu veröffentlichen, das normalerweise nach einem Versuch klingt, ihre Existenz zu rechtfertigen und sich für ihre Verankerung in der großen Ruhmeshalle der Mitarbeiter einzusetzen. CEOs und leitende Angestellte sind dafür berüchtigt, diese Meetings abzuhalten, da sie naiv der Meinung sind, dass dies eine großartige Möglichkeit ist, um zu erfahren, was im gesamten Unternehmen passiert. In Wirklichkeit schalten sich die Leute meistens ab und konzentrieren sich darauf, ihr eigenes Update zu planen, das niemand hören wird.

Stattdessen: Treffen Sie sich auf jeden Fall mit Ihren Kollegen, Teammitgliedern oder Schlüsselkollegen, aber beugen Sie sich nicht dem Ansatz "um den Tisch". Bieten Sie Informationen auf Ausnahmebasis an. Teilen Sie relevante Neuigkeiten mit, einschließlich Finanzergebnissen, großen Kundengewinnen oder Aktualisierungen zu unternehmensweiten Initiativen. Erweitern Sie auch das Angebot für Einzelpersonen, um wichtige Themen anzusprechen. Wenn etwas Bemerkenswertes und Unbekanntes passiert ist, sollte es jemand teilen. Wenn eine Gruppe Hilfe von einer anderen Gruppe benötigt, stellen Sie eine Anfrage.

Andernfalls müssen Sie nicht alle Teilnehmer zum Teilen zwingen.

2. Statussitzungen im Allgemeinen. Dies kann ein brutaler Zeitkiller sein, insbesondere wenn sie sich als wiederkehrende Ereignisse festsetzen und schlecht verwaltet werden.

Stattdessen : Niemals ein Meeting für etwas anrufen, das Sie nachschlagen können. Nutzen Sie die Technologie-Tools des Tages, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeitsteams ein aktuelles und sichtbares Status-Update haben, das jeder mit einem Mausklick sehen kann. Wenn Sie die geplante Besprechungszeit halbieren müssen oder agile Ansätze verwenden und kurze Stand-up-Sitzungen durchführen müssen. Seien Sie drakonisch in Bezug auf die Abweichungen und Ablenkungen, die diese Sitzungen verlängern. Konzentrieren Sie sich auf das Teilen des Status und fordern Sie die Mitarbeiter auf, sich mit Problemen außerhalb dieses Forums zu befassen.

3. Unstrukturierte Brainstorming-Meetings. Die meisten Brainstorming-Meetings sind so schlecht organisiert, dass wir Ideen unterdrücken, die Idee des Chefs unterstützen oder tolle Listen mit coolen Dingen auf Post-its erstellen, die nie wieder gehört oder gesehen werden.

Stattdessen: Definieren Sie das Brainstorming-Thema und teilen Sie es vor der Sitzung mit den eingeladenen Teilnehmern. Sammeln Sie ihre Beiträge und konsolidieren und veröffentlichen Sie sie oder teilen Sie sie, ohne sie den Ideen zuzuordnen. Nutzen Sie die Live-Sitzung, um auf den eingereichten Ideen aufzubauen und sie der Liste hinzuzufügen. Widerstehen Sie dem Drang, in dieser Sitzung Ideen zu bewerten. Integrieren Sie andere Techniken, die den Sozialisationsdruck minimieren, wie z. B. Brainwriting. Und vor allem konsolidieren Sie die Ideen und erstellen Sie einen Prozess, um sie zu bewerten und zu archivieren, damit Sie in zukünftigen Sitzungen und Situationen problemlos auf Gruppen zugreifen können.

4. Betriebsüberprüfungen, die die Inquisition zahm aussehen lassen. Wenn Sie jemals eine Sitzung erlebt haben, in der sich der Besprechungsleiter - normalerweise ein leitender Angestellter - entweder auf eine kämpfende Funktion konzentriert oder nach der Schwachstelle in der Präsentation aller sucht und dann die Boten gnadenlos abgrillt, wissen Sie, wie destruktiv dieses Format ist. Diesen Vorgang nicht fortsetzen.

Stattdessen: Halten Sie die tiefen funktionalen Tauchgänge und Proktologieprüfungen für Unternehmen privat und konzentrieren Sie sich darauf, wichtige Betriebsindikatoren, Probleme und Chancen zu teilen. Das Gruppentreffen ist nicht der richtige Zeitpunkt oder Ort, um einen Bereich oder eine Person, die eine schlechte Leistung erbringt, auseinander zu reißen. Richten Sie vor Ort ein Follow-up-Meeting ein, unterziehen Sie jedoch nicht alle anderen Personen Ihrem sichtbaren Kreuzverhör zu diesem Thema. Verlassen Sie sich nicht auf die Rechenschaftspflicht für Verbesserungen, sondern beseitigen Sie Grausamkeiten und öffentliche Beschimpfungen aus Ihrem Meeting-Management-Repertoire.

5. Treffen, die Fragen aufwerfen, die spontane Entscheidungen erfordern. Seltsamerweise oder ironischerweise ist der Tagungsraum einer der schlechtesten Orte für schnelle Entscheidungen. Wenn Sie zum ersten Mal ein Problem ansprechen und eine Entscheidung fordern, sind die Leute an Ort und Stelle, und sie werden es Ihnen übel nehmen, wenn Sie diesen Ansatz anwenden.

Stattdessen: Arbeiten Sie unablässig vor den Gruppentreffen, um die wichtigsten Stakeholder in Fragen und Optionen einzubeziehen. Fordern Sie ihre Beiträge an, bieten Sie Ihre Perspektiven an und arbeiten Sie daran, gemeinsame Interessen zu vermitteln. Nutzen Sie das Meeting-Forum, um die Interessen der Stakeholder zu validieren und ihre Empfehlungen zu identifizieren. Auch wenn Sie ohne ein oder zwei weitere Schritte möglicherweise immer noch keine unmittelbare Entscheidung treffen, haben Sie Ihre Arbeitsbeziehungen zu Ihrer Arbeit vor der Sitzung gestärkt.

Das Fazit für jetzt

Wir sind von Natur aus gemeinschaftliche Wesen und selbst mit einer Vielzahl von technologischen Werkzeugen, die es uns ermöglichen, uns zu verbinden, ohne an demselben Ort zu sein, hilft es manchmal nur, von Angesicht zu Angesicht zu sein. Nutzen Sie diese Zeit mit Bedacht und zeigen Sie Ihren Respekt gegenüber den Teilnehmern, indem Sie Meetings erstellen, die den Zeitaufwand minimieren und einen qualitativ hochwertigen Informationsaustausch in einer nicht bedrohlichen Umgebung maximieren.