Antworten auf Interviewfragen zum Umgang mit hohem Anrufvolumen

Wenn Sie sich für eine Stelle in Verwaltung oder Büro bewerben, lautet die typische Frage zum Vorstellungsgespräch: "Sind Sie mit einem Telefonsystem mit mehreren Leitungen und mit einer hohen Anzahl von Telefonaten zufrieden?"

Natürlich möchten Sie zum Ausdruck bringen, dass Sie mit mehreren Telefonleitungen vertraut sind. Es ist einfacher, wenn Sie in der Vergangenheit ein hohes Anrufvolumen bewältigt haben, aber selbst wenn Sie diese Erfahrung noch nicht gemacht haben, können Sie die Frage trotzdem sicher beantworten.

Beispiele für die besten Antworten

Hier sehen Sie Beispielantworten, die Sie bearbeiten können, um sie an Ihre persönlichen Erfahrungen und Ihren persönlichen Hintergrund anzupassen:

• Ja, ich bin mit der Verwendung mehrerer Telefonleitungen mit einem hohen Anrufaufkommen vertraut und habe dies in der Vergangenheit auch getan. Ich kann die Gespräche getrennt halten und freundlich und effizient mit den Kunden umgehen.
• Ich habe nicht mehrere Telefonleitungen direkt abgewickelt, aber ich verstehe, wie wichtig es ist, höflich und effizient zu sein, und ich lerne schnell.
• Ich verstehe, dass der Telefonkontakt häufig die erste Interaktion eines Kunden mit dem Unternehmen ist und der erste Eindruck extrem wichtig ist. Es ist wichtig, dass Sie jederzeit eine freundliche, professionelle Art und Weise am Telefon halten.

Verfassen Sie Ihre Antworten zu Telefonsystemen

Beginnen Sie mit der Beschreibung der Stellenbeschreibung der Stelle, für die Sie sich beworben haben, und passen Sie Ihre Qualifikationen der Stelle an. Kann man bei hohem Volumen einen Anruf tätigen, wenn dies erforderlich ist? Wenn ja, können Sie sicher sein, dass der Interviewer Sie nach Ihrer Fähigkeit fragt, all diese Anrufe zu bearbeiten. Selbst wenn in den Anforderungen nicht ausdrücklich angegeben wird, dass eine große Anzahl von Anrufen gehandhabt werden kann, können Sie darauf wetten, dass es während des Interviews trotzdem erscheint.

Sehen Sie sich Ihre aktuellen und früheren Jobs an und erstellen Sie eine Liste der verwendeten Telefonsysteme. Denken Sie auch an alle unbezahlten oder ehrenamtlichen Jobs, Studentenjobs und Ausbildungsjobs, an denen Sie zuvor telefoniert haben. Sie können für jedes Element in Ihrem Lebenslauf Notizen zu den Telefonen machen, um die Antworten auf Ihr Interview zu finden.

Welches Telefonsystem verwendet den Job?

Vielleicht möchten Sie vor dem Interview ein wenig recherchieren, um herauszufinden, welches Telefonsystem im Büro verwendet wird. Das kann Ihnen helfen, sich auf eine Antwort auf die Frage vorzubereiten. Wenn Sie dieses spezielle System nicht verwendet haben, sollte die Tatsache, dass Sie die Funktionsweise des Systems untersucht haben, trotzdem einen guten Eindruck auf den Interviewer machen.

Aber woher wissen Sie, welches System sie verwenden? Sie könnten die Person fragen, die das Interview mit Ihnen erstellt. Sie sollten auch beachten, welche Telefone verwendet werden, wenn Sie zum Interview kommen (wenn Sie sie sehen können). Achten Sie darauf, wie das Telefon beantwortet wird, wenn Sie einen Anruf tätigen, um Zeit und Ort des Interviews zu bestätigen. Dadurch erhalten Sie einen Einblick in das, was erwartet wird.

Im Folgenden finden Sie eine Liste mit Fragen zu Ihren Erfahrungen mit Telefonsystemen:

Welche Telefonsysteme haben Sie verwendet?

Es gibt verschiedene Systeme, und Sie können sich nicht erinnern, welche Sie verwendet haben. Sie können sich an Ihre früheren Arbeitgeber oder Kollegen wenden und fragen. Erwarten Sie eine der folgenden Fragen:

• Welche Marken waren sie?
• Welche Telefonmodelle haben Sie verwendet?
• Wie viele Telefonleitungen haben Sie jeweils bearbeitet?
• Was war das übliche Anrufvolumen pro Tag?
• Wie oft hatten Sie mehr als einen Anrufer gleichzeitig?
• Hast du ein Headset benutzt?
• Hast du eine Freisprecheinrichtung benutzt?
• Haben Sie ein Konferenztelefonsystem verwendet?
• Haben Sie ein Videotelefonsystem verwendet?

Welche Telefonfertigkeiten haben Sie verwendet?

Möglicherweise möchten Sie Ihren Lebenslauf aufarbeiten, um eine dieser Fertigkeiten aufzunehmen, falls Sie diese haben. Darüber hinaus kann Ihr Interviewer nach diesen Fähigkeiten fragen:

• Anrufer in die Warteschleife stellen
• Screening-Anrufe für Supervisor
• Anrufe für Supervisor tätigen
• Anrufe weiterleiten und weiterleiten
• Telefonkonferenzen - sie einrichten, platzieren, verwalten, daran teilnehmen
• Voice-Mail-Verwaltung
• Mitteilungen aufnehmen

Die Kundenservice-Telefonfähigkeiten, die Sie verwendet haben

Um ein hohes Anrufaufkommen zu bewältigen, müssen Sie mehr als nur die richtigen Tasten drücken. Sie müssen darlegen, wie gut Sie mit den Anrufern umgehen können. Überlegen Sie sich diese Kundenservice-Fähigkeiten, bevor Sie mit Ihrem Interview beginnen:

• Umgang mit wütenden oder frustrierten Anrufern
• Telefon für das Frontline-Telefon für ein großes Büro, Anrufer zu den vorgesehenen Kontakten weiterleiten
• Verwenden Sie geeignete Geschäftsmethoden und Sprache am Telefon
• Höflicher und respektvoller Umgang mit Anrufen von und zu Führungskräften und Kunden auf höherer Ebene