Warum Kommunikation im Change Management so wichtig ist

Sie können nicht übermäßig kommunizieren, wenn Sie Ihre Organisation zur Änderung auffordern. Jede erfolgreiche Führungskraft, die ein erfolgreiches Änderungsmanagement geleitet hat, drückt die Notwendigkeit einer Überkommunikation während einer Änderungserfahrung aus und gibt diese Aussage im Nachhinein ab.

Es gibt keine Organisation, in der die Mitarbeiter mit der Kommunikation vollkommen zufrieden sind. Kommunikation ist eines der schwierigsten Probleme in Organisationen. Dies ist ein Bereich, der von Mitarbeitern während organisatorischer Änderungen und im täglichen Betrieb am häufigsten beanstandet wird. Der Grund?

Effektive Kommunikation erfordert vier Komponenten, die perfekt zusammenarbeiten, um eine gemeinsame Bedeutung zu schaffen, eine bevorzugte Definition von Kommunikation.

• Die Person, die die Nachricht sendet, muss die Nachricht klar und detailliert darstellen und Integrität und Authentizität ausstrahlen.
• Die Person, die die Nachricht empfängt, muss entscheiden, zuzuhören, Fragen zur Klarheit zu stellen und dem Absender der Nachricht zu vertrauen.
• Die gewählte Zustellmethode muss den Umständen und Bedürfnissen des Absenders und des Empfängers entsprechen.
• Der Inhalt der Nachricht muss in gewisser Weise mit den bereits festgehaltenen Überzeugungen des Empfängers in Verbindung stehen. Es muss die Informationen enthalten, die der Mitarbeiter hören möchte. Es muss die am meisten geschätzten Fragen des Angestellten beantworten.

Da all dies in der Kommunikation vor sich geht, ist es ein Wunder, dass Organisationen dies immer gut machen. Glücklicherweise haben Change-Management-Praktiker zahlreiche Vorschläge gemacht, wie sie bei organisatorischen Änderungen gut kommunizieren können.

Empfehlungen zur Kommunikation für ein effektives Change Management

Entwickeln Sie einen schriftlichen Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass alle folgenden Punkte in Ihrem Änderungsverwaltungsprozess auftreten.

• Kommunizieren Sie regelmäßig, regelmäßig und über mehrere Kanäle, einschließlich Sprechen, Schreiben, Video, Training, Fokusgruppen, Bulletin Boards, Intranets und mehr über die Veränderung.
• Kommunizieren Sie alles, was über die Änderungen bekannt ist, sobald die Informationen verfügbar sind. Machen Sie sich klar, dass Ihre Neigung zur sofortigen Kommunikation besteht, sodass sich einige Details zu einem späteren Zeitpunkt ändern können. Sagen Sie den Leuten, dass Ihre andere Wahl darin besteht, die gesamte Kommunikation so lange aufrechtzuerhalten, bis Sie die Entscheidungen, Ziele und Fortschritte positiv beurteilen.

• Stellen Sie den Betroffenen viel Zeit zur Verfügung, um Fragen zu stellen, um Klarstellung zu bitten und Eingaben zu machen. Wenn Sie schon einmal Teil eines Szenarios waren, in dem ein Anführer Änderungen an einer großen Gruppe über Overhead-Transparenzen präsentierte und anschließend geflohen war, wissen Sie, was für schlechte Nachrichten dies für die Integration von Änderungen ist. Die Menschen müssen sich an der Veränderung beteiligt fühlen. Durch die Einbindung entsteht Engagement - nichts ist während eines Änderungsprozesses so wichtig.
• Vermitteln Sie klar die Vision, die Mission und die Ziele des Änderungsmanagements. Helfen Sie den Menschen zu verstehen, wie sich diese Änderungen persönlich auswirken werden. Wenn Sie bei diesem Prozess nicht helfen, werden die Leute ihre eigenen Geschichten erfinden, normalerweise negativer als die Wahrheit.

• Erkennen Sie, dass wahre Kommunikation ein Gespräch ist. Es ist wechselseitig, und es muss eine echte Diskussion entstehen. Es kann nicht nur eine Präsentation sein.
• Die Change Leader oder Sponsoren müssen Zeit verbringen, um Einzelpersonen oder in kleinen Gruppen mit den Leuten zu sprechen, von denen erwartet wird, dass sie die Änderungen vornehmen.
• Kommunizieren Sie die Gründe für die Änderungen so, dass die Menschen den Kontext, den Zweck und die Notwendigkeit verstehen. Praktizierende haben dies als "einen denkwürdigen, konzeptionellen Rahmen" bezeichnet und "einen theoretischen Rahmen geschaffen, um die Veränderung zu stützen".

• Beantworten Sie die Fragen nur dann, wenn Sie die Antwort kennen. Anführer zerstören ihre Glaubwürdigkeit, wenn sie falsche Informationen liefern oder bei der Antwort stolpern oder zurückschlagen. Es ist viel besser zu sagen, dass Sie es nicht wissen und dass Sie versuchen, es herauszufinden.
• Führungskräfte müssen zuhören. Vermeiden Sie Abwehr, Entschuldigung und zu schnell gegebene Antworten. Nachdenklich handeln.
• Machen Sie Führungskräfte und wechseln Sie Sponsoren, wenn möglich, um sich mit anderen am Arbeitsplatz zu vermischen.
• Halten Sie interaktive Workshops und Foren ab, in denen alle Mitarbeiter gemeinsam die Veränderungen erkunden und dabei mehr erfahren können. Nutzen Sie Schulungen als eine Form interaktiver Kommunikation und als Möglichkeit für Menschen, neue Verhaltensweisen und Ideen zum Change- und Change-Management sicher zu erkunden. Alle Ebenen der Organisation müssen an denselben Sitzungen teilnehmen.

• Die Kommunikation sollte proaktiv sein. Wenn die Gerüchteküche bereits in Aktion ist, hat die Organisation zu lange auf die Kommunikation gewartet.
• Bieten Sie Möglichkeiten für die Menschen, sich formell und informell zu vernetzen, um Ideen zu Change und Change Management auszutauschen.
• Überprüfen Sie öffentlich die vorhandenen Messungen, um den Fortschritt des Änderungsmanagements und der Änderungsbemühungen aufzuzeichnen.
• Veröffentlichen Sie Belohnungen und Anerkennung für positive Ansätze und Erfolge im Änderungs- und Änderungsmanagement. Feiern Sie jeden kleinen Gewinn öffentlich.