Meilensteine im Projektmanagement verwenden

Meilenstein im Projekt

Inhaltsverzeichnis:

Wann werden Projektmeilensteine verwendet?
Wie oft setzen Sie Meilensteine in Ihren Plan
Wie Meilensteine in Ihrem Balkendiagramm dargestellt werden
Wie man Meilensteine benennt
Wie man Meilensteine abmeldet
Meilensteine für die Kommunikation verwenden

Ein bestimmendes Merkmal eines Projekts ist, dass es für einen bestimmten Zeitraum von Dauer ist. Das kann von wenigen Wochen bis zu mehreren Jahren und in manchen Fällen für große Bauprojekte oder öffentliche Arbeiten Jahrzehnte dauern.

Um den Fortschritt auf dem Weg zu verfolgen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Ergebnisse gemäß der Zeitleiste erreicht werden, verwenden Projektmanager Meilensteine.

Ein Projektmeilenstein ist eine Aufgabe mit einer Dauer von Null, die die Erreichung des Projekts kennzeichnet. Sie werden dazu verwendet, Vorwärtsbewegung und Fortschritt zu zeigen und den Menschen zu zeigen, was los ist, auch wenn sie nicht genau wissen, welche Aufgaben erforderlich sind, um dorthin zu gelangen. In dieser Hinsicht sind sie sehr nützlich für die Kommunikation von Interessengruppen und das Setzen von Erwartungen.

Wann werden Projektmeilensteine verwendet?

Meilensteine im Projektmanagement werden verwendet, um Folgendes zu kennzeichnen:

Der Beginn bedeutender Arbeitsphasen
Das Ende bedeutender Arbeitsphasen
Fristen
Wenn eine wichtige Entscheidung getroffen wird
Andere feste Zeitpunkte, die speziell aufgerufen werden müssen

Wie oft setzen Sie Meilensteine in Ihren Plan

In einem Schulungskurs können Sie etwa einmal im Monat Meilensteine in Ihren Plan aufnehmen.Dies ist in Ordnung und eine gute Faustregel, aber Sie müssen Ihr professionelles Urteilsvermögen verwenden. In einigen Monaten gibt es viele Aktivitäten, bei denen wichtige Meetings als Meilensteine gekennzeichnet sind, Entscheidungen getroffen werden und eine Phase abgeschlossen und eine andere begonnen wird.

In anderen Monaten können Sie sich auf die Ausführung konzentrieren, mit sehr wenig oder gar keinem Meilenstein.

Zu Berichtszwecken ist es sinnvoll, in jedem Berichtszyklus mindestens einmal einen Grund zu definieren.

Wie Meilensteine in Ihrem Balkendiagramm dargestellt werden

Meilensteine sind eine der Komponenten eines Gantt-Diagramms und werden im Diagramm als Raute angezeigt. Sie werden nicht als normale Aufgabe angezeigt, weil sie eine Dauer von Null haben, dh sie nehmen keine Zeit in Anspruch. Zum Planen eines Gantt-Diagramms geschieht dies einfach.

Wenn Sie keine Gantt-Diagramme verwenden, können Sie trotzdem Meilensteine verwenden. Hier sind 5 Alternativen zu Gantt-Diagrammen: Mit diesen können Sie noch Meilensteine in Ihren Plan integrieren.

Wenn Sie persönlich organisiert bleiben möchten und Ihre Projektverwaltungssoftware nicht vollständig in Ihren Kalender integriert ist, können Sie die wichtigsten Daten kopieren und in Ihr Tagebuch einfügen. Je nachdem, wie Sie gerne arbeiten, kann dies Sie daran erinnern, was Sie erwarten sollten.

Wie man Meilensteine benennt

Meilensteine sollten eine klare Beschreibung Ihres Projektzeitplans enthalten, aber keine, die darauf schließen lässt, dass sie eine Aufgabe sind. Sie sollten daher nicht als "Einverständnis für den Übergang in Phase 2" bezeichnet werden, sondern "Phase 2 beginnt". Wenn Sie die Anstrengung berücksichtigen möchten, mit der Sie sich einverstanden erklären können, in Phase 2 zu wechseln, fügen Sie eine Aufgabe kurz vor dem Meilenstein hinzu.

Meilensteine sollten den Zeitpunkt, den sie repräsentieren, folgendermaßen beschreiben:

Testphase abgeschlossen
PID genehmigt
Vertrag unterzeichnet

Viele Projektmanager wählen ihre Meilensteine aus Gründen der Übersichtlichkeit. Wenn Sie eine Projektstrukturplan verwenden, können Sie die Nummerierung davon verwenden. Andernfalls können Sie M1, M2 usw. verwenden, um klar zu machen, worauf Sie sich beziehen. Eine klare Benennungsstruktur wird mit zunehmender Anzahl von Meilensteinen wichtiger. Denken Sie also darüber nach, wie Sie dies tun werden, wenn Ihr Projekt mehrere Monate dauert.

Wie man Meilensteine abmeldet

Meilensteine sind Teil Ihres Projektzeitplans. Wenn Sie also einen Zeitplan festlegen, sollten Sie Ihre Meilensteine als abgehoben betrachten.

Wenn Sie die Datumsangaben Ihrer Meilensteine ändern müssen, sollten Sie Ihr Standardänderungssteuerungsverfahren verwenden, um Anpassungen an Ihrem Plan vorzunehmen. Dies kann so einfach sein, dass Sie mit Ihrem Projektsponsor chatten und ihn wissen lassen müssen, warum sich die Daten ändern müssen, oder es ist so formal, wie Sie einen neuen empfohlenen Zeitplan zusammenstellen und ihn zur Genehmigung einem Planungsausschuss vorlegen.

Es ist am besten, wenn Sie herausfinden, wie Ihr Meilenstein abläuft, bevor Sie ihn verwenden, bevor Sie ihn verwenden müssen, damit Sie keine Zeit verlieren, wenn Sie eine Änderung vornehmen müssen.

Meilensteine für die Kommunikation verwenden

Meilensteine sind hilfreich für die Kommunikation und Berichterstellung, da sie die Mindestkontrollpunkte im Plan darstellen. Mit anderen Worten: Wenn Sie alle anderen Aufgaben erledigt haben, können Sie immer noch sehen, was passiert ist, und das Projekt nur anhand der Meilensteine voranbringen.

Sie sollten in der Lage sein, die Meilensteine herauszuziehen und sie in ein Dashboard oder einen Projektbericht aufzunehmen. Sie sollten die Geschichte des Projekts so detailliert erzählen, dass die Personen zufrieden sind, denen Sie Bericht erstatten, normalerweise Ihr Projektsponsor oder eine andere Exekutivgruppe wie die Steuerungsgruppe (oder die Projektgruppe). Sie können jeden Monat oder bei der von Ihnen verwendeten Berichtsfrequenz anzeigen, welche Meilensteine erreicht wurden.

Die Berichterstellung gegen Meilensteine ist ziemlich unkompliziert und wird oft als Tabelle durchgeführt. Sie listen die Meilensteinbeschreibung, das Fälligkeitsdatum und das neue Prognosedatum auf. Wenn der Meilenstein erreicht ist und als abgeschlossen markiert werden kann, fügen Sie dieses Datum hinzu. Hoffentlich entspricht es dem prognostizierten Datum, aber Projekte funktionieren nicht immer so.

Ein solcher Tisch macht deutlich, was fertig ist und was herausragend ist. Sie können die Antwort auf die Frage "Warum haben wir diesen Meilenstein nicht erreicht?" Planen, bevor Sie Ihren Sponsor treffen oder den Bericht senden.

Wenn Ihr Projektplan sehr lang ist und Sie viele Meilensteine haben, können Sie abgeschlossene Meilensteine in jedem Berichtszyklus leichter abbrechen. Berichten Sie nur die Meilensteine, die in diesem Monat anstehen oder abgeschlossen werden: Nehmen Sie im nächsten Monat alles ab, was im letzten Monat abgeschlossen wurde. Sie müssen also nicht ständig die Länge des Berichts verlängern, indem Sie den Arbeitnehmern die Arbeit mitteilen, von der sie wissen, dass sie bereits abgeschlossen ist.

Meilensteine sind ein wirklich nützliches Projektmanagement-Tool für Planung, Planung und Berichterstellung und sie sind einfach zu verwenden. Setzen Sie einige in Ihren nächsten Projektplan ein, verfolgen Sie sie und Sie werden feststellen, welche Frequenz am besten für Sie geeignet ist.

Wie bei allem im Projektmanagement verwenden Sie diese flexibel, um das gewünschte Ergebnis zu liefern. Verwenden Sie diese Tipps und Richtlinien, um Ihre eigenen Entscheidungen zu treffen.