So erstellen Sie einen Plan für das Outsourcing

Viele Diskussionen über das Outsourcing in den Medien lassen es komplex erscheinen, aber es ist ziemlich einfach. Selbst in unseren Häusern "vergeben" wir viele Aufgaben: Kochen, Pflege unserer Rasenflächen und Kinderbetreuung, um nur einige zu nennen. Wenn wir nicht die Zeit, den Fokus oder die Fähigkeiten haben, die Arbeit selbst zu erledigen, suchen wir jemanden, der dies kann, und jemanden, der die Arbeit zu einem Preis erledigt, den wir uns leisten können. Unternehmen arbeiten auf die gleiche Weise, auch wenn ihre Entscheidungen mehr Faktoren und Entscheidungsträger beinhalten.

Entwicklungsprozess

Aber genauso wie Familien unterschiedliche Entscheidungen treffen, können Unternehmen zu überraschend unterschiedlichen Entscheidungen über das Outsourcing kommen.Es gibt keine Vorlage, die für alle Firmen geeignet ist, aber es gibt einen Prozess, den alle Firmen berücksichtigen müssen:

Realisierung

In der Vergangenheit haben viele Unternehmen möglicherweise nicht einmal gewusst, was Outsourcing war. Heute wissen sie über Outsourcing Bescheid, wissen aber möglicherweise nicht, wie viele Outsourcing-Programme (und Outsourcing-ähnliche Programme) bereits durchgeführt werden: Kopierzentren, Poststellen, Facility Management, IT und sogar Teile einer Unternehmensrechtsabteilung. Outsourcing löst zwar nicht jedes Problem, aber die Kenntnis der bisherigen Vertragsgenerierung wird neue Projekte erkennen und wertvolle Erkenntnisse liefern.

Ziele setzen

Um ein Outsourcing-Programm erfolgreich zu erstellen, müssen Sie bestimmte Ziele definieren, z. B. die Gesamtkosten des Unternehmens um fünf Prozent senken, die Effizienz für einen einzelnen Standort konzentrieren oder sich nur auf Funktionen konzentrieren, die in einem Geschäftsbereich ausgeführt werden. Ziele brauchen keine enormen Details. Mit zunehmender Outsourcing-Erfahrung ändern sich die Definitionen.

Beteiligung

Sie benötigen Teilnehmer aus vielen Fachgebieten, um einen Beitrag zum Plan zu leisten, Annahmen zu überprüfen und Expertenwissen abzugeben. Wenn Sie von einem allgemeinen Plan zu bestimmten Projekten wechseln, werden Sie diesen Vorgang wiederholen und Untergruppen mit noch spezifischerem Wissen erstellen.

Identifizierung

Da Sie nun Ziele und Experten haben, um Informationen zu identifizieren und zu interpretieren, ist es an der Zeit, spezifische Projekte für Ihr Outsourcing-Programm zu identifizieren. Jedes Unternehmen entwickelt andere Kriterien und wird sowohl von der Kultur als auch von der finanziellen oder operativen Analyse bestimmt. Es gibt jedoch gemeinsame Kriterien, die Sie beachten sollten:

• Vorherige Entscheidungen: Ihre Firma hat wahrscheinlich frühere Entscheidungen bezüglich des Einsatzes von Nichtangestellten getroffen, z. Details erfahren Sie bei der Beschaffung und bei Ihrem PMO (Project Management Office). Sehen Sie, wie sie die Probleme auf dieser Liste angesprochen haben, und stellen Sie die Lehren zusammen.
• Sachverstand: Führen Sie Funktionen aus oder produzieren Sie Produkte ohne ausreichendes Fachwissen oder haben Sie Probleme, Manager zu halten? Hat das aktuelle Management einen Plan, um diese Probleme anzugehen? Wenn nicht, könnte dies ein gutes Outsourcing-Projekt sein.

• Qualität: Selbst wenn eine Funktion über Menschen mit den richtigen Fähigkeiten und erfahrenen Managern verfügt, erhalten Sie möglicherweise nicht den Service, den Sie benötigen. Führt der Manager Kundenumfragen durch? Was sagen Kunden über Produkte oder Dienstleistungen? Eine Qualitätslücke oder mangelndes Interesse am Kundenservice ist ein weiteres Flag für Outsourcing.
• Kosten: Ein außergewöhnlich hochwertiger Service ist nicht unbedingt ein guter Wert. Wie sind Ihre Kosten im Vergleich zu Wettbewerbern? Produziert die Funktion monatliche Berichte: Stückkosten, Betriebskosten, mehrjährige Kostenentwicklung? Wenn diese Funktion diese Berichte nicht erstellen kann, bietet ein ausgelagerter Dienst möglicherweise mehr Transparenz in Ihren Vorgängen.

• Rahmen: Wenn Sie Ihre gesamte Firma untersuchen, werden Sie viele unerwartete Entdeckungen machen. Konzentriert bleiben! Ein großes Projekt ist ein besserer Kandidat für das Outsourcing als eine Reihe kleinerer Projekte. Dieses einzelne große Projekt erfordert weit weniger Verwaltungs- und Verwaltungsressourcen. Führen Sie eine umfassende Liste, aber wählen Sie nur Kandidaten aus, die einen großen Einfluss auf Ihre erste Projektwelle haben.
• Sicherheit: Sie haben jetzt eine gute Vorstellung von möglichen Projekten. Es ist an der Zeit, sie nach Sicherheitsstandards zu filtern. Sicherheit ist ein komplexes und kontroverses Thema. Für verschiedene Branchen gelten unterschiedliche Standards, und einige Unternehmen sind sicherheitsbewusster als ihre Konkurrenten. Verstehen Sie interne und Branchenstandards und begrenzen Sie Outsourcing-Projekte entsprechend. Beziehen Sie Rechts-, IT-, Unternehmenssicherheits-, Compliance- (falls zutreffend) und "Risiko" -Abteilungen in Ihre Diskussionen ein.

• Priorisierung: Jedes Element (und möglicherweise andere Merkmale) muss bewertet werden, und jedem Projekt sollte ein Gesamt-Outsourcing-Wert zugewiesen werden. Zweifellos wird es eine Debatte darüber geben, welche Merkmale am wichtigsten sind, ob ihre Bewertungen genau sind und ob andere Merkmale in Betracht gezogen werden sollten. Seien Sie nicht überrascht, wenn dieser Prozess Monate oder sogar Jahre dauert.
• Kommunikation: Wenn Sie potenzielle Projekte priorisiert haben, haben Sie viele Meetings abgehalten und mit vielen Leuten gesprochen. Erwarten Sie, dass es sich bei diesen Diskussionen um öffentliche Informationen in den für das Outsourcing vorgesehenen Abteilungen handelt. Gehen Sie immer davon aus, dass diese Diskussionen Ihre Belegschaft erreichen, oft in Echtzeit. Eine durchdachte Unternehmenskommunikation muss vorbereitet und vorbereitet sein. Lassen Sie niemals Gerüchte zu einer besseren Informationsquelle als Fakten werden.

Ausführen

Am Ende dieses Prozesses haben Sie Ihren ursprünglichen Outsourcing-Plan. Bei der Ausführung dieses Plans gibt es viele weitere Schritte: Bestätigen von Daten, Erstellen von Unterausschüssen für bestimmte Projekte, Identifizieren von Anbietern, Ausführen von Piloten, Vergeben von Verträgen usw. Die Entwicklung Ihres Plans bietet Ihnen jedoch die ersten und wichtigsten Schritte.