Office Assistant Skills List mit Beispielen

Büroassistentenstellen sind in allen Branchen zu finden und verfügen über ein breites Spektrum an Fähigkeiten. Büroassistenten werden manchmal als Sekretäre oder Verwaltungsassistenten bezeichnet. Sie helfen jedoch beim Funktionieren eines Büros. Unabhängig davon, ob die Kanzlei einer Anwaltskanzlei, einer Arztpraxis, einer Bildungseinrichtung oder einer Körperschaft angehört, die Bedürfnisse sind ähnlich. Jemand muss Aufzeichnungen einreichen, Zeitpläne einhalten und sich um die routinemäßige Kommunikation für die Personen kümmern, die das Büro nutzen.

Dass jemand Sie sein könnte.

Office Assistant Job-Verantwortlichkeiten

Während die Positionen von Büroassistenten im Allgemeinen einander ähnlich sind, ist der Job immer noch variabel - er variiert nur von Tag zu Tag und nicht von Büro zu Büro. Heute können Sie als Empfangsdame tätig sein, morgen muss der Drucker repariert werden, und am nächsten Tag müssen Sie den gesamten Aktenschrank in das einundzwanzigste Jahrhundert bringen. Sie benötigen ein breites Spektrum an Fähigkeiten, um erfolgreich zu sein.

Büroassistenten gehören zu den großen unbesungenen Helden der Geschäftswelt, denn wenn Sie Ihre Arbeit richtig machen, merkt das niemand - das Büro scheint sich selbst zu führen. Aber manche Menschen genießen die schnelle, aber flexible Arbeit, das Gefühl, im Herzen von allem zu sein. Und eine gute Sekretärin kann immer noch überall und in jeder Organisation Arbeit finden.

Wie benutze ich Fertigkeitslisten?

Sie können diese Kompetenzlisten im gesamten Job-Suchprozess verwenden. Erstens fungieren die Namen dieser Fertigkeiten als Schlüsselwörter. Verwenden Sie daher möglichst viele, wenn Sie Ihren Lebenslauf schreiben. Verlassen Sie sich nicht darauf, Supervisoren einzustellen, um herauszufinden, dass Sie das haben, was sie wollen.

Zweitens können Sie dieselben Schlüsselwörter in Ihrem Anschreiben verwenden. Konzentrieren Sie sich speziell auf die, die Ihr zukünftiger Arbeitgeber am meisten interessiert. Sie müssen Ihre Nachforschungen durchführen, da die Tätigkeiten von Büroassistenten oft ähnlich sind, die Einstellungsleiter jedoch unterschiedliche Prioritäten haben. Die Stellenbeschreibung enthält wahrscheinlich eine Liste der erforderlichen Fähigkeiten. Achten Sie darauf.

Schließlich können Sie diese Diskussion verwenden, um Ihr Interview zu planen. Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens ein Beispiel für eine Zeit bereit haben, in der Sie Fähigkeiten aus jeder hier aufgeführten Kategorie demonstriert haben.

Es kann auch hilfreich sein, unsere Liste der Fähigkeiten nach Job und Art der Fähigkeiten zu überprüfen.

Top Office Assistant-Fähigkeiten

Verbale Kommunikationsfähigkeiten: Kommunikation ist eine wichtige Soft-Fähigkeit für einen Büroassistenten. Sie müssen mit Ihrem Vorgesetzten, Kollegen in Ihrem Büro, den von Ihnen betreuten Fachleuten und möglicherweise mit Kunden oder Personen in anderen Büros derselben Organisation interagieren. Sie arbeiten alle im Team und sind der wichtigste Kommunikationsknotenpunkt. Sie müssen jeden Tag fröhlich, hilfsbereit, gut informiert, artikuliert und ein guter Zuhörer sein.

• Telefone beantworten
• Kundenbeziehungen
• Kommunikation
• Telefonanrufe weiterleiten
• Message Taking
• Weiterleiten von Telefonanrufen
• Telefonzentrale
• Telefon
• Verbale Kommunikation

Schriftliche Kommunikationsfähigkeiten: Die meisten Büroassistenten schreiben viel. Sie können Memos schreiben, Formulare ausfüllen oder Briefe oder E-Mails verfassen. Einige erstellen Inhalte für die Firmenwebsite oder bearbeiten Text für andere. Eine klare, professionelle schriftliche Kommunikation ist ein Muss.

• Korrespondenz
• Email
• Mail
• Mailings
• Tippen
• Textverarbeitung
• Schriftliche Kommunikation

Freundlichkeit: Ein Büroassistent könnte die erste Person sein, die ein Kunde beim Betreten des Büros sieht. Wenn der Hauptbewohner des Büros gerade nicht im Hotel ist, ist der Büroassistent möglicherweise die einzige Person, mit der der Besucher interagiert. Sie müssen bereit sein, jeden Besucher mit einem Lächeln und einem freundlichen Wort zu begrüßen und ihm mit dem zu helfen, was er braucht, soweit Sie können. Daher sind gute zwischenmenschliche Fähigkeiten eine Notwendigkeit.

• Kundendienst
• Besucher leiten
• Flexibel
• Freundlich
• Grüße Gäste
• Zwischenmenschlich
• Positive Einstellung
• Zuverlässigkeit
• Herzlich Willkommen Besucher

Technologie-Fähigkeiten: Früher tippten Sekretärinnen viel. Die Zeiten haben sich geändert, ebenso die Technologie, aber Büroangestellte können immer noch viel Zeit vor einer Tastatur verbringen. Anstelle einer Schreibmaschine müssen Sie sich mit einer Vielzahl von Softwareanwendungen auskennen. Das Wissen, wie man einen leichten technischen Support leistet und wie man einen widerspenstigen Drucker repariert, tut auch nicht weh.

• Computer
• Excel
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Technologie

Organisation: Büroassistenten müssen sehr gut organisiert sein, um ihre vielen Aufgaben effektiv zu erledigen.Sie müssen auch dazu beitragen, dass andere Personen organisiert bleiben, von Kalendern bis zum ordentlichen Büro.

• Administrative Unterstützung
• Termine
• Abrechnung
• Kalender
• Büroarbeit
• Dateneingabe
• Post ausliefern
• Elektronische Einreichung
• Ausgabenberichte
• Einreichung
• Bedienung an der Rezeption
• Geldhandling
• Büroverpflichtungen
• Büroausstattung
• Bürobedarfsinventar
• Bürobedarf
• Büro-Unterstützung
• Organisation
• Papierkram
• Versand

Problemlösende Fähigkeiten: Problemlösungsfähigkeiten oder kritisches Denken sind für jeden Büroassistenten wichtig, da Sie häufig die Person sind, zu der andere mit Fragen oder Problemen zu tun haben.

• Koordinierung der Büroaktivitäten
• Treffen
• Problemlösende Fähigkeiten
• Antworten Sie auf Anfragen
• Terminplanung
• Screening und Anrufe leiten
• Tabellenkalkulationen
• Zusammenspiel
• Zeiteinteilung
• Reisevorbereitungen