Wann können Sie die Löhne eines freigestellten Mitarbeiters legal andocken?

Damit Sie einen Mitarbeiter als entgeltfrei einstufen können, dh von den Bestimmungen des Gesetzes über faire Arbeitsnormen, einschließlich Überstunden, befreit sind, müssen Sie zahlreiche Bedingungen erfüllen. Die tatsächlichen Aufgaben eines Mitarbeiters müssen unter eine der Ausnahmekategorien fallen, z. B. Außendienst, Geschäftsführung oder Verwaltungsausnahme.

Eine ordnungsgemäße Stellenbeschreibung ist jedoch nicht die einzige Voraussetzung dafür, dass ein Mitarbeiter von Überstunden befreit ist: Der Mitarbeiter muss in jeder Gehaltsperiode den gleichen Gehaltsscheck erhalten.

Dies bedeutet, dass unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter fünf oder 55 Stunden pro Woche arbeitet, der Gehaltsscheck gleich ist. Manager können von einem freigestellten Mitarbeiter kein Gehalt abziehen, wenn er lange zu Mittag isst oder zu spät zur Arbeit kommt.

Der Mitarbeiter hat jedoch keinen Anspruch mehr auf einen Cent auf dem Gehaltsscheck, wenn er eine 80-Stunden-Woche einsetzt, um eine Frist einzuhalten. (Unternehmen können Mitarbeitern jedoch durchaus Prämien gewähren, und in Situationen, in denen die Fristen knapp sind oder ein Ausscheiden eines Mitarbeiters nicht ausgeschlossen werden kann, werden Prämien und andere Anerkennungen empfohlen.)

Diese Regel ist hart und schnell. Sobald Sie anfangen, von dem Gehaltsscheck eines freigestellten Mitarbeiters abzuziehen, haben Sie ihn soeben für nicht freigestellt erklärt. Sie ist jetzt berechtigt, Überstunden zu bezahlen, und zwar vorwärts und rückwärts. Dies ist kein Fehler, den Sie machen möchten.

Aber können Sie jemals ein Gehalt von dem Gehalt eines freigestellten Mitarbeiters abziehen? Ein paar mal existieren.In den folgenden fünf Fällen können Sie die Bezahlung von der Gehaltsabrechnung eines freigestellten Mitarbeiters abziehen.

1. Erste und letzte Woche

Sie müssen die Mitarbeiter nur für die Tage bezahlen, an denen sie in der ersten und letzten Woche gearbeitet haben. Wenn Ihre Zahlungsperioden von Montag bis Sonntag mit einem zweitägigen Wochenende verlaufen und Ihre Mitarbeiterin am Mittwoch beginnt, müssen Sie sie nur für Mittwoch, Donnerstag und Freitag bezahlen. Wenn ihr letzter Arbeitstag Mittwoch ist, müssen Sie nur für Montag, Dienstag und Mittwoch bezahlen.

Wenn ein Mitarbeiter aus irgendeinem Grund eine Teilwoche arbeitet, muss er trotzdem die ganze Woche bezahlen, es sei denn, er hat Anspruch auf einen anderen zulässigen Abzug (siehe die nächsten vier unten).

2. Von einem Gericht angeordnete Abzüge

Dies sind keine wirklichen Abzüge - der Mitarbeiter verdient immer noch den gleichen Geldbetrag. Es ist nur so, dass ihr Gehaltsscheck kleiner ist. Wenn sie einer gerichtlichen Anordnung zur Unterhalts-, Unterhalts- oder Schuldentilgung unterliegt, können (und müssen) Sie abziehen, was das Gesetz vorschreibt, und dieses Geld geben, wohin auch immer die Gerichte es anweisen.

Mit diesen gerichtlichen Abzügen sind Mitarbeiter häufig nicht glücklich darüber, was Sie ihnen antun. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem Mitarbeiter schmerzlich klar machen, dass Sie nur das Gesetz befolgen und das tun müssen, was die Gerichte angeordnet haben. Denken Sie daran, Sie koppeln ihr Gehalt nicht an. Sie bezahlen nur einige ihrer Rechnungen automatisch.

3. Ein ganzer freier Tag (Urlaub)

Wenn Ihre Mitarbeiterin ihre gesamte Urlaubszeit aufgebraucht hat und sich einen Tag frei nehmen möchte, kann sie sich den Tag frei nehmen. Sie müssen sie für diesen Tag nicht bezahlen, wenn die Freizeit für einen Tag ohne Krankheit gilt. Es ist das Äquivalent eines Urlaubstages, kein kranker Tag.

Natürlich liegt es an Ihnen, ob Sie diesen unbezahlten freien Tag zulassen oder nicht. Wenn Sie den oder die unbezahlten freien Tage gewähren, erinnern Sie Ihren Mitarbeiter daran, dass er an diesen freien Tagen keine Arbeit leisten soll. Wenn Sie bis zu 15 Minuten arbeiten, kann dies dazu führen, dass Sie die Wandregel berühren. Da freigestellte Mitarbeiter unabhängig von der Anzahl der Stunden, die sie arbeiten, gleich bezahlt werden, erhalten sie bei einer Arbeitszeit von 15 Minuten eine Vergütung für den gesamten Tag.

Wenn Sie nicht glauben, dass Ihre Mitarbeiter in der nächsten Woche keine E-Mails beantworten, keine Anrufe entgegennehmen oder nur ein paar Minuten an dem Projekt arbeiten, lassen Sie ihren Laptop im Büro und schalten Sie ihre E-Mails für die betreffende Zeit aus.

4. Ein ganzer freier Tag (andere)

Nach Angaben des US-amerikanischen Ministeriums für Arbeit, Löhne und Arbeitsstunden können Sie einen vollen Ruhetag nur aus anderen Gründen als wegen Krankheit abziehen, wenn Sie nicht nur einen „guten Plan, eine Politik oder eine Praxis zur Entschädigung des durch Krankheit verlorenen Gehalts haben; um Beträge auszugleichen, die Mitarbeiter als Jury- oder Zeugenhonorare oder als Militärhonorare erhalten; für nach Treu und Glauben verhängte Sanktionen bei Verstößen gegen Sicherheitsvorschriften von erheblicher Bedeutung; oder für unbezahlte Disziplinarstrafen von einem oder mehreren vollen Tagen, die nach Treu und Glauben wegen Verstößen gegen die Verhaltensregeln am Arbeitsplatz verhängt wurden. “

Mit anderen Worten, Sie können nicht einfach im Handumdrehen entscheiden, das Gehalt eines freigestellten Mitarbeiters zu koppeln, wenn Sie einen Mitarbeiter für einen Regelverstoß gesperrt haben.

Sie müssen einen Plan haben, der die Bedingungen festlegt, unter denen Sie keine freigestellten Mitarbeiter bezahlen. Andernfalls ist es ein rechtswidriger Abzug, wenn Sie das Gehalt eines freigestellten Mitarbeiters ankoppeln und der Mitarbeiter während einer Woche überhaupt gearbeitet hat. Sie haben die Befreiung gerade aufgehoben.

5. FMLA

Wenn Sie einen Mitarbeiter haben, der für mehrere Wochen in der FMLA ausfällt, ist es ziemlich offensichtlich, dass Sie den freigestellten Mitarbeiter in dieser Zeit nicht bezahlen müssen. Sie ist seit ganzen Tagen weg und es ist Teil eines guten Plans. Aber was ist mit intermittierenden FMLA?

In diesem Fall kann sich ein Mitarbeiter einige Stunden frei nehmen, um sich mit medizinischen Problemen zu befassen - sei es wegen seiner eigenen Probleme oder wegen der eines qualifizierten Familienmitglieds. Das Familienurlaubsgesetz ermöglicht es Ihnen insbesondere, freigestellte Arbeitnehmergehälter abzuziehen, wenn sie FMLA verwenden.

Wenn Ihr Mitarbeiter für die Dialyse zwei Nachmittage pro Woche frei nehmen muss, müssen Sie ihn für diese Zeit nicht bezahlen.

Hier ist jedoch eine Warnung zu diesem Abzug. Weil freigestellte Angestellte für den Job bezahlt werden und nicht stundenweise, wenn Ihre Angestellte immer noch volle 40 Stunden arbeitet und Sie jede Woche einen halben Tageslohn abziehen, wenn sie zu ihrem Arzttermin geht, haben Sie rechtlich recht, aber moralisch und ethisch falsch.

Allgemeine Regel zum Andocken eines freigestellten Mitarbeitergehalts

Denken Sie in der Regel daran, nichts vom Gehalt eines freigestellten Mitarbeiters abzuziehen. Wenn der Mitarbeiter während des Tages einige Stunden frei nimmt, zu spät kommt oder vorzeitig abreist, können Sie von seiner Zapfwellenbank abziehen. Gehen Sie dabei jedoch vorsichtig vor. Wenn die Mitarbeiterin ansonsten eine gute Mitarbeiterin ist, die ihre Arbeit erledigt, bestrafen Sie sie nicht für die Effizienz, mit der sie ihre Zeit nutzt.

Denken Sie daran, dass es immer legal ist, Menschen stundenweise zu bezahlen, wenn Sie die Möglichkeit haben möchten, die Vergütung für eine solche Freistellung abzuziehen. Wenn Sie diesen Weg gehen, hat Ihre Mitarbeiterin nun Anspruch auf Überstundenzahlungen, unabhängig davon, ob sie die anderen Befreiungsvoraussetzungen erfüllt. Ihr Wunsch, ein paar Dollar zu sparen, weil sie viel zu Mittag isst, wird von dem riesigen Überstundenlohn überholt, den sie während der geschäftigen Saison erhalten wird.

Es ist sehr wichtig, sich daran zu erinnern, dass freigestellte Mitarbeiter eingestellt werden, um die Arbeit zu erledigen, und nicht um bestimmte Stunden zu arbeiten. Behandle sie wie verantwortungsbewusste Profis und die Chancen stehen gut, dass sich am Ende alles ausgleichen wird.

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Suzanne Lucas ist eine freiberufliche Journalistin, die sich auf Personalwesen spezialisiert hat. Suzannes Arbeiten wurden in Notenpublikationen wie Forbes, CBS und Business Inside veröffentlicht r und Yahoo.