Rechtliche Abrechnungs- oder Abrechnungsstunden-Richtlinien

Die Verfolgung und Abrechnung der Zeit für Kunden ist ein wichtiger und unvermeidlicher Teil der Arbeit in einer Anwaltskanzlei. Partner, Mitarbeiter, Paralegals, Prozessunterstützungsmitarbeiter und andere Zeitnehmer berechnen ihre Zeit in Abständen von sechs, zehn oder fünfzehn Minuten, abhängig von den Unternehmensrichtlinien und den Anweisungen des Kunden. Wenn Sie Ihre Zeit nicht berechnen, kann die Firma den Kunden nicht in Rechnung stellen, und die Firma wird nicht bezahlt. Daher ist die Zeitmessung eine wichtige Funktion für den Erfolg einer Anwaltskanzlei.

Mit steigenden Anwaltskosten sind Kunden kostenbewusster und technisch versierter geworden. Dementsprechend prüfen die Kunden die Gesetzesvorlagen genauer und verwenden verschiedene Datenbankanwendungen, um die Rechnungsdaten elektronisch zu sortieren und zu analysieren. Ein zunehmender Trend zur E-Rechnung (elektronische Rechnungen) hat die gesetzlichen Rechnungen einer verstärkten Prüfung, Verhandlung und Auseinandersetzung unterzogen.

Unabhängig davon, ob Sie noch nicht mit der Abrechnungszeit vertraut sind oder ein erfahrener Zeitnehmer sind, können Sie mit den folgenden Tipps zeitnahe, genaue und genaue Zeitangaben erstellen.

Fertige detaillierte Abrechnungsbeschreibungen

Detaillierte Aufgabenbeschreibungen sind ein grundlegender Bestandteil einer gut erstellten Rechnung. Es ist wichtig, dass die Beschreibung Ihrer Bemühungen genügend Details enthält, damit der Prüfer die Art und den Nutzen der Aufgabe beurteilen kann.

Das richtige Gleichgewicht zwischen Kürze und Detail zu finden, kann schwierig sein. Eine zu lange und wortwörtliche Aufgabenbeschreibung erhöht die Mehrdeutigkeit und verringert das Verständnis. Eine zu kurze Beschreibung macht es schwierig, die Eignung der durchgeführten Aufgabe und den Zeitaufwand zu beurteilen. Zum Beispiel können flüchtige Ausdrücke wie „Dateiprüfung“, „Vorbereitung auf eine Probe“ und „Dokumentprüfung“ wenig dazu beitragen, die Geschichte darüber zu erzählen, was Sie getan haben und warum Sie eine bestimmte Aufgabe ausgeführt haben. Anstelle von "Dokumentenprüfung" lautet eine bessere Beschreibung "Überprüfung der zweiten Reihe von Befragungspartnern des Klägers".

Blockrechnung vermeiden

Bei der Blockabrechnung wird eine Gruppe von Aufgaben in einer Blockzusammenfassung unter einem einzelnen Zeiteintrag aufgelistet. Zum Beispiel: „Entwurf von Fragebögen; Telefonkonferenz mit Dr. Brown re: Gutachten; die Absetzung von Herrn Smith zusammenfassen; Überprüfung und Überarbeitung der Korrespondenz mit dem entgegengesetzten Rechtsbeistand. 7,3 Stunden."

Kunden erkennen die Blockabrechnung als eine Strategie, um Ineffizienz zu verschleiern. Darüber hinaus erlauben viele Gerichte keine Blockabrechnung, da sie die effektive Erstattung von Anwaltsgebühren nach einem Urteil behindern. Eine effektivere Methode für die Abrechnung besteht darin, jede unabhängige Aktivität und ihre entsprechende Zeit separat aufzugliedern.

Zeit sofort aufnehmen

Das Aufzeichnen Ihrer Zeit unmittelbar nach Abschluss einer Aufgabe ist der beste Weg, um Genauigkeit zu gewährleisten. Der Versuch, die Aktivitäten eines Tages (oder einer Woche oder eines Monats) nachträglich zu rekonstruieren, ist schwierig und ermutigt die Zeit, sich "aufzufüllen" (das Aufpumpen der tatsächlichen Zeit für eine Aufgabe, um Lücken der nicht berücksichtigten Zeit zu füllen).

Es kann für Sie unpraktisch sein, jede Aufgabe in dem Moment zu erledigen, in dem Sie sie erledigt haben. Daher ist es ratsam, ein System für die Aufnahmezeit zu entwickeln, das eine zeitnahe Zeitmessung fördert. Einige Zeitnehmer diktieren jede Aufgabe unmittelbar nach der Ausführung und lassen sie am Ende des Tages transkribieren. Andere finden es einfacher, ein Zeitnotizbuch aufzubewahren, jede Aufgabe von Hand aufzuzeichnen und dann am Ende des Tages, der Woche oder des Abrechnungszeitraums einzugeben (oder eine Sekretärin eingeben zu lassen).

Erinnern Sie sich an Ihr Publikum

Wie jedes Dokument, das Sie für die Überprüfung eines anderen vorbereiten, ist es wichtig, Ihr Publikum bei der Aufnahme von Zeiteinträgen zu berücksichtigen. Sie kennen vielleicht die Person, die Ihre Rechnungen überprüft - vielleicht den internen Anwalt, der der Akte zugewiesen ist. Verstehen Sie jedoch, dass die Überprüfung dort möglicherweise nicht endet. In vielen Fällen wird eine Rechnung von einer Reihe von Personen auf verschiedenen Ebenen innerhalb und außerhalb des Unternehmens bearbeitet, darunter Angehörige der Rechtsberufe, Wirtschaftsprüfer der Kundengesellschaft und externe Prüfer. Bei der Aufnahme Ihrer Zeit sollten Sie Abkürzungen, Slang und komplexe Fachsprache vermeiden.

Verwenden Sie eine kurze juristische Terminologie, bedenken Sie jedoch, dass Ihre Arbeitszeittabellen möglicherweise von Personen überprüft werden, die nicht im Gesetz ausgebildet sind.

Machen Sie sich mit den Abrechnungsrichtlinien für Kunden vertraut

Jeder Kunde hat seine eigenen Rechnungsrichtlinien und -verfahren.Diese Richtlinien sind häufig im Aufbewahrungs- oder Einstellungsschreiben des Kunden enthalten. In diesen Abrechnungsrichtlinien können Begrenzungen für die Besetzung von Mitarbeitern, Haushaltsrichtlinien, Auszahlungsrichtlinien und spezifische Zeitplanungsrichtlinien festgelegt werden. Indem Sie sich zu Beginn mit den Grundregeln vertraut machen, können Sie Ihre Zeit verantwortungsbewusster berücksichtigen und die Erwartungen Ihrer Kunden erfüllen.

Firmenkunden nutzen zunehmend die aufgabenbasierte Abrechnung. Die aufgabenbasierte Abrechnung verfolgt die Abrechnung einer Firma nach Prozessaufgabe. Jeder wesentlichen Aktivität wird ein vom Client vorgewählter Computercode zugewiesen. Die verschlüsselte Rechnung wird elektronisch sortiert und analysiert, um eine detaillierte Analyse der Rechnung zu ermöglichen. Um sich mit den Abrechnungsrichtlinien für Kunden vertraut zu machen, müssen Sie die Vielzahl der aufgabenbasierten Abrechnungscodes, die für jeden Kunden einzigartig sind, erlernen und richtig anwenden.