Kostenerstattung bei Geschäftsreisen

Die Kostenerstattung ist eine Methode, um Mitarbeiter zurückzuzahlen, wenn sie während der Arbeitszeit ihr eigenes Geld ausgeben. Diese Ausgaben fallen im Allgemeinen an, wenn ein Mitarbeiter geschäftlich unterwegs ist.

Die Reisekosten umfassen Unterkunft, Flug, Bodentransport, Trinkgelder für Mahlzeiten, Mahlzeiten und andere Nebenkosten, die ein Mitarbeiter auf Reisen während der Arbeit erleiden kann. Zu den sonstigen betrieblichen Aufwendungen zählen unter anderem die Mitnahme von Kunden oder potenziellen Mitarbeitern zum Mittag- oder Abendessen, der Kauf von erforderlichen Büchern oder anderen vom Arbeitgeber abgedeckten Schulungsmaterialien oder die Steueraufwendungen.

Kostenarten, die eine Organisation erstatten wird, finden Sie in den Richtlinien zu Unternehmensreisen, Unterhaltung und allgemeinen erstattungsfähigen Kosten im Mitarbeiterhandbuch. In einigen Fällen sind Ausgaben wie die chemische Reinigung und die Mitgliedschaft im Fitnessstudio bei längeren Reisen abgedeckt. Während Kundenunterhaltung auf Geschäftsreisen eine übliche erstattungsfähige Ausgabe darstellt, setzen die meisten Unternehmen Ausgabenbegrenzungen für Speisen und Unterhaltung.

Wie die Mitarbeiter für die Kosten zahlen

Zunehmend betrauen Unternehmen Mitarbeiter mit niedrigem bis mittlerem Niveau, die häufig mit Unternehmenskreditkarten reisen. Anstatt die Ausgaben mit dem eigenen Geld zu bezahlen, belasten die Mitarbeiter alle Beträge und Trinkgelder mit der Firmenkreditkarte.

Dies ist eine bequeme Methode zur Kostenerstattung für den Mitarbeiter, da die Kreditkartenabrechnungen die genauen Ausgaben dokumentieren, ohne dass der Mitarbeiter Belege speichern und Reisekostenabrechnungen ausfüllen muss.

Eine andere Methode für die Zahlung von Dienstreisekosten an Mitarbeiter ist die Zahlung eines Tagegeldes. Tagegeld ist das im Voraus festgelegte Tagegeld, das den Mitarbeitern für die während der Geschäftsreise entstandenen Kosten gezahlt wird. Diese Kosten könnten für Unterkunft, Verpflegung, Trinkgeld, Taxi und andere Bodentransportkosten anfallen.

Kostenbericht ausfüllen

Sowohl bei der Verwendung der Kreditkarte als auch beim Bezahlen mit Bargeld müssen die Mitarbeiter bei der Rückkehr von der Reise wahrscheinlich einen Kostenerstattungsbericht ausfüllen. Mit der Firmenkreditkarte müssen sie weniger als offensichtliche Gebühren erklären, die auf der Kreditkartenrechnung aufgeführt sind (z. B. eine späte Nachtmahlzeit). Sie belasten das Unternehmen auch für die zusätzlichen Nebenkosten, die sie mit ihrem eigenen Geld oder ihrer Kreditkarte bezahlt haben.

Wenn ein Mitarbeiter Bargeld zahlt, muss er oder sie alle Kosten, für die eine Erstattung beantragt wird, auflisten und gelegentlich begründen. Die meisten Unternehmen legen ein Datum fest, bis zu dem Spesenrückerstattungsberichte eingereicht werden müssen. Alle Ausgaben werden durch die Buchhaltung geprüft, ebenso wie die Angaben des Kreditkartenunternehmens. Ungerechtfertigte oder durch die Unternehmensrichtlinie ausgeschlossene Kosten werden nicht erstattet - dies verursacht Probleme für den Mitarbeiter.

Ungewöhnliche Situationen

Nehmen wir an, ein Vertriebsmitarbeiter nimmt ein Haustier mit auf eine Reise und erhebt eine Gebühr für die Gebühr für ein Haustier für ein Hotel. Die Behauptung, das Hotel würde die Gebühr nicht ausschütten, und sie beabsichtigten, das Unternehmen zu erstatten.

Ist das ein Missbrauch von Unternehmensgeldern? Es scheint so. Ob schriftlich oder nicht, es ist ziemlich klar, dass die Verwendung einer Firmenkreditkarte nur für Unternehmensausgaben verwendet werden darf. In einigen Fällen kann die persönliche Nutzung eines Unternehmens zur Kündigung führen. Folgendes ist jedoch zu beachten. Ist der Mitarbeiter zur Buchhaltung gegangen und hat das Problem erklärt, dass das Hotel die Gebühren für Haustiere nicht unterscheiden konnte? Oder wurde die Angestellte von einer sorgfältigen Überprüfung ihrer Ausgaben in der Buchhaltung überrascht?

Ein weiterer Gesichtspunkt ist, wurden andere Mitarbeiter in der Vergangenheit für ähnliche Ausgaben erstattet? Wenn ja, ist Disziplinarmaßnahme nicht in Ordnung. Wenn jedoch die Unternehmensrichtlinien eindeutig angeben, dass bestimmte Ausgaben nicht zulässig sind und der Mitarbeiter erwischt wird (nicht offen), sollte die Personalabteilung schwere Disziplinarmaßnahmen ergreifen. Nicht jede Situation ist eindeutig. Manchmal müssen Sie sich erkundigen und ein wenig herumgraben, bevor Sie Maßnahmen ergreifen.