Toolkit für das Tracking-System für Bewerber

Das richtige Bewerber-Tracking-System zu finden, das alle Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt, kann eine überwältigende Aufgabe sein. Es kann sogar eine Herausforderung sein, zu wissen, wo man anfangen soll, wenn man Bewerber-Tracking-Systeme in Betracht zieht und wie man jede Lösung vergleicht.

Hier finden Sie wichtige Untersuchungsbereiche, Fragen und Antworten, die während des Bewertungsprozesses der Bewerber-Verfolgungssysteme analysiert werden sollen. Diese Informationen werden Ihr Unternehmen bei der Suche nach dem geeigneten Bewerber-Verfolgungssystem unterstützen, das Ihren Anforderungen entspricht.

Identifizieren Sie Entscheidungsträger für das Bewerber-Tracking-System

Ein Unternehmen muss sich intern organisieren, bevor mit dem Bewertungsprozess für Bewerber-Tracking-Systeme begonnen wird. Bei der Vorbereitung der Bewertung eines Bewerbererfassungssystems ist es wichtig, eine Zusammenarbeit von Interessengruppen zu bilden und diesen Entscheidungsträgern Zeit zu geben, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Ihr Auswahlausschuss sollte bereit sein, die Stärken und Schwächen jedes Anbieters des Systems zur Nachverfolgung von Antragstellern zu bewerten. Der Auswahlausschuss sollte diese Mitglieder umfassen.

• Selection Executive: Dies ist in der Regel ein Senior Vice President (SVP) oder Vice President (VP) von Human Resources, der die anderen Ausschussmitglieder mit einer klaren Weisung und Vision stärken kann. Die Person sollte auch die Möglichkeit haben, die Auswahl der Anbieter in Bezug auf den Return on Investment (ROI) ihren Kollegen zu erklären.
• Selection Manager: Diese Person muss den Einstellungsprozess und die Schwachstellen des Unternehmens genau kennen, um geeignete Such- und Auswahltaktiken zu erstellen.
• Ausschussmitglied: Um sicherzustellen, dass die Stimme der Benutzer vertreten wird und die erfolgreiche Lösung erfolgreich angenommen wird.

• Mitwirkende des Ausschusses: Dies sind Mitglieder aus anderen Abteilungen, die zusätzlichen Input für den Auswahlprozess des Bewerber-Verfolgungssystems liefern. Fachleute mit Finanzkenntnissen können einen Beitrag zur Finanzstabilität der Anbieter leisten oder die Gesamtkosten jedes Bewerber-Verfolgungssystems im Verhältnis zum Projektbudget vergleichen. IT-Mitarbeiter können Ausschussmitglieder über die technischen Möglichkeiten der Bewerberverfolgungssysteme der Anbieter informieren und dabei helfen, die einzelnen Lösungen mit Ihrem aktuellen System zu vergleichen.

  Ausschussmitglieder sollten Personen sein, die den Wert von Technologiewerkzeugen, Prozessoptimierung und Kundenservice in Bezug auf Ihre Unternehmensvision des Talentmanagements erkennen können.

Dokumentieren Sie Ihren aktuellen Einstellungsprozess

Nachdem Sie das Auswahlkomitee für Bewerber-Tracking-Systeme zusammengestellt haben, erstellen Sie zunächst ein Dokument, das den Prozess der Mitarbeiteranforderung, Ihren Einstellungsprozess und die Rolle des Einstellungsmanagers, des Personalbeschaffers und des Kandidaten für die Einstellung eines Angestellten aufzeichnet. Dann sollte Ihr Ausschuss besprechen, warum jeder Schritt notwendig ist und was passieren würde, wenn er eliminiert würde.

Vereinfachen Sie Ihren Einstellungsprozess und stellen Sie sicher, dass jeder Schritt wirklich einen Mehrwert schafft und Ihnen hilft, Qualitätsmitarbeiter zu produzieren. Auf diese Weise kann Ihr Ausschuss die Anforderungen Ihres Einstellungsprozesses mit den Fähigkeiten der einzelnen Bewerberverfolgungssysteme vergleichen. Diese Bewertung ist eine großartige Gelegenheit, um Best Practices bei der Einstellung kennenzulernen und Ihren aktuellen Einstellungsprozess zu überprüfen und zu optimieren.

Ermitteln Sie die Anforderungen für Ihr Bewerber-Tracking-System

Nachdem Sie den Einstellungsprozess Ihres Unternehmens eindeutig identifiziert haben, ist Ihr Ausschuss bereit, die Anforderungen Ihres Unternehmens an ein Bewerberverfolgungssystem zu ermitteln. Denken Sie daran, dass Sie eine klare Antwort auf die folgenden Fragen haben möchten:

• Warum kaufen Sie dieses Bewerber-Tracking-System?
• Ist Ihr aktueller Einstellungsprozess an Ihren Unternehmenszielen ausgerichtet?

Wenn Sie diese Fragen im Hinterkopf behalten, wird Ihr Ausschuss dabei behilflich sein, eine Bewerberlösung zu kaufen. Damit das Bewerber-Tracking-System eine starke Verbindung zum ROI hat, muss Ihr Ausschuss klare Erwartungen an das, was Sie in einem Bewerber-Tracking-System wollen, schaffen.

Ihr Bewerber-Tracking-System sollte eine bessere Beziehung zwischen Personalbeschaffern und Einstellungsmanagern aufbauen, Ihren Anforderungserstellungs- und -genehmigungsprozess rationalisieren und Ihre Mitarbeiterqualität verbessern. Ihr Bewerber-Tracking-System sollte die Rekrutierungsbemühungen von Personalfachleuten durch Automatisierung rationalisieren und so einen effizienteren und kostengünstigeren Einstellungsprozess schaffen. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um häufige HR-Herausforderungen zu meistern, z.

• Hohe Anzahl von Lebensläufen ohne effektive Akzeptanz, Überprüfung und Verwaltung.
• Hohe Jobmöglichkeiten mit umständlicher interner Kommunikation.
• Unmöglichkeit, schnell auf Informationen zuzugreifen und Berichte über alle Rekrutierungsmetriken zu erstellen.
• Verlust qualifizierter Bewerber wegen zufälliger Aufbewahrung von Lebensläufen.
• Verdoppelung der Rekrutierungsbemühungen zwischen verschiedenen Niederlassungen und Abteilungen im In- oder Ausland.
• Überhöhte IT-Wartungs- und Supportkosten mit selbstentwickelter Technologie.
• Ineffektive Nachverfolgung der Daten der EEO-OFCCP-Konformität.

• Schwierigkeiten bei der IT-Aufmerksamkeit für technologische Upgrades und Verbesserungen.

Nutzen Sie diese Gelegenheit, um den Wert von Verbesserungen durch neue Prozesse und Technologien zu berücksichtigen, wie z.

• Verwendung verschiedener Module vermeiden,
• Verbesserung der Kommunikation und
• globale Probleme angehen.

Um dies überschaubar zu halten, müssen Sie unbedingt notwendige "Must Haves" identifizieren, um nicht qualifizierte Anbieter auszuschalten. Als grundlegender Faktor kann Ihr Ausschuss beispielsweise entscheiden, dass Sie nur Anbieter in Betracht ziehen, die eine webbasierte Lösung anbieten, im Gegensatz zu einem installierten System, da die gehostete Lösung Ihr IT-Team entlastet.

Ermitteln Sie die Anforderungen für Ihr Bewerber-Tracking-System

Die Festlegung klarer Geschäftsziele verbindet Ihre Prioritäten mit Ihren Anforderungen. Es ist zwingend erforderlich, dass Ihr Ausschuss sich auf seine ursprünglichen Systemanforderungen konzentriert. Das Komitee muss vermeiden, sich von Systemelementen ablenken zu lassen, die nicht den Prioritäten Ihres Unternehmens entsprechen. Sie haben die wichtigen Geschäftsziele und die wichtigsten Anforderungen erkannt, die Sie bei der Festlegung Ihrer eigenen Ziele berücksichtigen müssen.

Wichtige Anforderungen an ein Bewerber-Tracking-System

• Prozesseffizienz: Durch die Zentralisierung eines Prozesses kann eine Vielzahl von Aufgaben verbessert werden. Dazu zählen unter anderem Stellenanforderungen, Nachverfolgung, die Verwaltung von Mitarbeiterempfehlungen und Transferprogramme.
• Ermöglicht Kandidaten, sich schnell und einfach um Gehalt und Stundenmiete in Ihrem Unternehmen zu bewerben, ohne mehrere Seiten mit Fragen zu beantworten.
• Kann Rekrutierung mit hohem Volumen erleichtern und dabei kostengünstig bleiben.
• Eine hochgradig konfigurierbare, skalierbare Lösung, die sich an unseren einzigartigen Einstellungsverwaltungsprozess anpassen lässt und in der Lage ist, unsere wachsenden Anforderungen zu erfüllen, wenn unser Unternehmen wächst oder sich unsere Prozesse ändern.
• Verbesserte Berichtsfunktionen: Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Gesamtausgaben für Anbieter zu ermitteln, die Beschaffung zu ermitteln und Metriken zu vergleichen. Die Koordinierung über eine einzige Quelle ermöglicht genaue, zentralisierte Berichte.
• Ermöglicht es Personalverantwortlichen, die Datenbank nach allen Informationen und nach bestimmten Parametern zu durchsuchen.
• Enthält ein Reporting Center, mit dem Benutzer Ad-hoc-Berichte erstellen und Kriterien für die zukünftige Verwendung speichern sowie branchenübliche Berichte ausführen können, darunter Cost-per-Hire, Time-to-Fill, Effektivität der Quelle und mehr.

Markenidentität und Bewusstsein schaffen

• Durch die Verbindung zwischen einem Bewerber und einer positiven Beschäftigungserfahrung wird die Marke anerkannt. Eine starke Marke kann Vertrauen schaffen, das den Bewerberaufkommen und den Talentpool steigert.
• Auf Branded Career Center-Webseiten kann über die Website Ihres Unternehmens zugegriffen werden.
• Ermöglicht es Personalvermittlern, Karriereinformationen auf der Website des Unternehmens zu veröffentlichen.
• Stellen Sie mehrsprachige Funktionen für die globale Unterstützung bereit.
• EEO / AAP-konform.
• Die Fähigkeit, ein genaues Maß dieser Informationen aufrechtzuerhalten, wird mit den Bundesvorschriften übereinstimmen und jegliche rechtlichen Schritte gegen die Organisation vermeiden. Dies wird auch dazu beitragen, die Qualität der Bewerber zu sichern.
• Kann freiwillige EEO-Daten erfassen, verfolgen und melden und dabei die von der EEO / OFCCP festgelegten Richtlinien einhalten.
• Bewerber können Vorabkontrollen mit Ausscheidungsfragen durchführen, um anzugeben, wer die Grundqualifikationen für die Stelle erfüllt.
• Verbesserte Kommunikation
• Richtet eine Umgebung ein, die effektiv informiert, alle Benutzer vereinheitlicht und die Unternehmensabläufe rationalisiert.
• Umfasst ein Kommunikationszentrum, um die Kommunikation zwischen Personalverantwortlichen, Einstellungsmanagern und Kandidaten zu erleichtern. Darüber hinaus können Benutzer Termine planen, Notizen hinterlassen und Feedback geben, Massenmitteilungen senden und den Antragstellern nach Erhalt des Lebenslaufs automatisch antworten.

Kundensupport für das Bewerber-Tracking-System

• Die vollständige Benutzerakzeptanz hängt davon ab, wie viel Support der Hersteller während und nach der Implementierung bietet.
• Leicht verfügbares Support-Team, das sich der Verwaltung von Unternehmens- und Benutzerproblemen widmet und dabei Best Practices der Branche einsetzt
• Höchster Support, der Ihrem Unternehmen kostenlos zur Verfügung steht.

Bewerbersystem für Bewerber-Tracking-Systeme

Es wird empfohlen, dass Sie von potenziellen Anbietern, die Ihr Ausschuss erwogen hat, eine Ausschreibung anfordern. Dies ist Ihre Gelegenheit, sich zu jedem Thema Klarheit zu verschaffen, damit Ihr Ausschuss feststellen kann, ob die Bewerber-Tracking-Software die erforderlichen Aufgaben erfüllen kann. Ihr Ausschuss sollte die folgenden wichtigen Punkte in Betracht ziehen, um eine wirksame Ausschreibung zu entwickeln:

• Unterstützt das System die Hauptanliegen Ihres Ausschusses? Dies bezieht sich auf den vorherigen Teil des Bewertungsprozesses. Sie müssen Ihren Prozess vollständig kennen, bevor Sie feststellen können, welche Funktionen Sie benötigen. Ihr Ausschuss kann nicht durch Lösungen abgelenkt werden, die Funktionen bieten, die nicht Ihre Hauptpriorität sind. Obwohl sie attraktiv erscheinen, schaffen viele auffällige Funktionen und Funktionen keinen Wert für Ihr Unternehmen, wenn sie nicht von Ihren Benutzern übernommen werden.
• Hat der Anbieter das System in einer anderen Organisation ähnlicher Größe installiert?
• Ihr Ausschuss sollte Zugriff auf Referenzen haben, die Ihnen Einblick in Fragen wie Kundenzufriedenheit, Nachverfolgung des Implementierungsprozesses und versteckte Gebühren ermöglichen. Denken Sie daran, dass Funktionen ohne starke Akzeptanz durch die Benutzer keinen Wert haben.
• Was beinhaltet der Implementierungsprozess? Eine erfolgreiche Akzeptanzrate beginnt mit der richtigen Implementierung. Sie möchten sicher sein, dass der von Ihnen gewählte Anbieter Ihre Benutzer nicht ohne entsprechende Schulung und kontinuierlichen Support verlässt. Die Implementierung sollte auf den Rekrutierungsprozess Ihrer Organisation ausgerichtet sein und nicht lernen, wie sie an ihr System angepasst werden können.

  Sie sollten niemals das Gefühl haben, dass Sie durch Ihr Implementierungsprogramm verloren gehen und sich über die Fähigkeiten des Anbieters nicht sicher sind. Während des Bewertungsprozesses sollte Ihr Ausschuss den Eindruck haben, dass Ihre Implementierung, basierend auf den Prioritäten Ihrer Abteilung und den Geschäftszielen, eine solide Grundlage für eine lange Partnerschaft mit Ihrem System zur Verfolgung von Antragstellern bildet. Denken Sie daran, dass eine hohe Benutzerakzeptanz für das Tracking-System der Bewerber einen höheren ROI erzeugt.

Weitere Informationen zu Bewerber-Tracking-Systemen

• Was ist die Vision und Wachstumsstrategie des Anbieters? Der Anbieter muss als Marktführer Führungsstärke und Weitsicht beweisen. Um eine umfassende Lösung zu präsentieren, sollte der Anbieter Ihre spezifischen Bedürfnisse berücksichtigen und sich auf Veränderungen und Wachstum in der Zukunft vorbereiten.
• Bestimmen Sie, ob diese Lösung zu Ihrem Gesamtgeschäftsplan beiträgt? Am Ende wird der Selection Executive wahrscheinlich einen erwarteten ROI anzeigen müssen, um die Lösung überzeugen zu können.

  Der Selection Executive muss nach Einsparungen suchen, beispielsweise in der Rekrutierungswerbung, dem Mitarbeiterwert der Verwendung von Suchfirmen und der vom Verkäufer bereitgestellten Prozessoptimierung. Das Unternehmen sollte auch bei der Mitarbeiterbindung und der Kandidatenqualität sparen. Es kann überwältigend sein, ein vollständig detailliertes Anfragedokument zu erstellen, das alle für die Bewertung eines Bewerber-Verfolgungssystems erforderlichen Themen umfasst.

• Über die Funktionen und Funktionen hinaus sollte Ihr Ausschuss unbedingt die Möglichkeiten des Anbieters besprechen, als langjähriger Partner für Ihr Unternehmen zu fungieren. Wenn Ihr Ausschuss seinen Lieferantenbeurteilungsprozess durchführt, möchten Sie sicher sein, Faktoren wie die folgenden zu berücksichtigen:
• Finanzielle Stabilität: Führen Sie die Due Diligence-Prüfungen aller in Betracht kommenden potenziellen Lieferanten durch. Sie werden feststellen, dass dies ein perfektes Thema ist, durch das Sie Ihr Finanzausschuss beisteuern kann.
• Qualitäten strategischer Partner: Um eine Komplettlösung anbieten zu können, gehen einige Anbieter Partnerschaften mit anderen Dienstleistungsunternehmen ein, um ihren Kunden eine umfassendere Palette von Dienstleistungen anbieten zu können. Ihr Ausschuss sollte über die mit den konkurrierenden Anbietern involvierten Partnerschaften Bescheid wissen. Die Informationen können einen Einblick in die mögliche Partnerschaft zwischen Ihrem Unternehmen und dem Anbieter geben.
• Rekrutierungsmöglichkeiten: Unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße müssen Sie sicherstellen, dass der Anbieter den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter unterstützen kann, von der Nachverfolgung der Bewerber über das Onboarding, die Nachfolgeplanung bis hin zum Off-Boarding. Dies verhindert, dass Ihr Unternehmen aus seiner Lösung herauswächst, was wahrscheinlich zu einer Verschärfung, einer neuen Bewertung und teuren Implementierungsgebühren führen würde.
• Zukünftige Produktentwicklung: Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter ein tiefes Verständnis für die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen für die Personalbeschaffung vermittelt. Der von Ihnen gewählte Anbieter muss ständig auf dem neuesten Stand der Technologie- und Branchennews sein, um sich an Ihre sich ändernden Anforderungen anzupassen und sicherzustellen, dass die Konfigurationen der Lösung voll ausgeschöpft werden.
• Integration mit HRIS: Auch wenn Sie möchten, dass Ihr IT-Ausschussmitarbeiter Beiträge zu diesem Thema leistet, sollte er Ihren Ausschuss nicht dazu bewegen, ein Bewerber-Tracking-System zu verwenden, das die gesamte Abteilung nicht ausreichend bedient. Jeder Anbieter, der eine Überlegung wert ist, sollte die Möglichkeit bieten, wichtige Informationen mit minimalem Aufwand aus Ihrem System in Ihr HRIS-System zu verschieben.

Zusammenfassung der Lieferantenauswahl für Bewerber-Tracking-Systeme

Der Zeitplan für einen Lieferantenauswahlprozess für ein System zur Verfolgung von Bewerbern kann zwischen einem Monat und sechs oder mehr Monaten liegen. Im Folgenden finden Sie einen vorgeschlagenen Zeitplan, der es Ihrem Ausschuss ermöglicht, einen Zeitrahmen für den Lieferantenauswahlprozess für ein Bewerber-Verfolgungssystem zu erstellen.

Bitte beachten Sie, dass sich dies aufgrund eines bevorzugten Implementierungsdatums ändern kann.

Timeline für Ihre Lieferantenauswahl für Bewerber-Tracking-Systeme

• Bilden Sie eine Auswahlkommission - 1 Woche
• Identifizieren Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens - 1 bis 2 Wochen

Objektive Bewertung der Anbieter anhand der identifizierten Unternehmensanforderungen mit dem folgenden Prozess:

1. Erstellen Sie eine lange Liste möglicher Anbieter - 1 Woche
2. Fordern Sie RFPs an, um zu jedem Thema oder Anliegen Klärung zu leisten - 4 Wochen
3. Erstellen Sie eine Auswahlliste mit Ihren wichtigsten Bewertungskriterien - 1 bis 2 Wochen
4. Finalisieren Sie einen Lieferanten - 3 bis 6 Wochen
5. Demonstrieren Sie verschiedene Systeme - so schnell wie möglich
6. Verkaufspräsentationen - so schnell wie möglich
7. Besuche vor Ort - je nach Bedarf

Beachten Sie, dass das Hauptziel eines Bewerberverfolgungssystems darin besteht, Ihre Benutzer zu stärken. Die Ausschussmitglieder sollten in der Lage sein, Technologiewerkzeuge, Prozessoptimierung, Unternehmensvision und Kundensupport zu erkennen und einen Wert darauf zu legen, um die Anbieter strategisch auf eine kurze Liste realer Möglichkeiten einzuschränken.

Es ist wahrscheinlich, dass Ihre Kurzliste nicht viele funktionale Unterschiede aufweist. Daher ist es wichtig, die weniger greifbaren Elemente dieses Anbieters im Auge zu behalten.

Ihr Ausschuss sollte Informationsquellen wie die Website des Anbieters, Newsgroups, Human Resource-Portale und Messen besuchen. Nehmen Sie Kontakt zu Kollegen in anderen Unternehmen auf, die hinsichtlich Größe, Bedürfnisse und Branche ähnlich sind, um von ihren Erfahrungen zu lernen.

Die Partnerschaft mit einem serviceorientierten Anbieter, der am besten mit der Vision und den Zielen Ihres Unternehmens für die Zukunft vereinbar ist, wird für alle Schlüsselakteure bei der Bewertung, Auswahl und Implementierung Ihres Bewerber-Verfolgungssystems von unschätzbarem Wert sein.

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