Möglichkeiten zur Minimierung der Arbeitszeit der Mitarbeiter

Die einfachste Möglichkeit für jeden Manager ist es, seinen Mitarbeitern die Schuld dafür zu geben, dass sie durch schlechtes Zeitmanagement Zeit verschwenden, was zu Qualitätsverschiebungen und Terminen führt. Dies führt zu einem schlechten Kundenservice, gespannten internen Beziehungen und letztendlich zum Verlust des Geschäfts.

Ohne Kontrolle kann es zu einem Albtraum für die Mitarbeiter der Personalabteilung werden, die dann mit Leistung und Disziplinarmaßnahmen, einem überdurchschnittlichen Umsatz und kontinuierlichem Recruiting für die Besetzung der offenen Stellen überfordert sind. Deshalb ist es so wichtig, zuerst zu verstehen, warum Mitarbeiter Zeit verschwenden, und dann die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, um zu verhindern, dass dies in der Zukunft geschieht.

Wo Mitarbeiter die meiste Zeit verschwenden

Bei den von Salary.com in den Jahren 2012 und 2013 durchgeführten Umfragen - die neuesten verfügbaren Daten - zur Zeitverschwendung bei der Arbeit wurde Folgendes festgestellt:

• Vierundsechzig Prozent (2012) bis 70 Prozent (2013) der Umfrageteilnehmer gaben an, dass sie täglich Zeit bei der Arbeit verschwenden. Die verschwendete Zeit reichte von 30 Minuten bis zu mehreren Stunden pro Tag.
• Die wichtigsten Zeitverschwendungsaktivitäten waren: 43 Prozent sprachen mit Kollegen, 34 Prozent Online-Aktivitäten und jeweils 4 Prozent für SMS und persönliche Anrufe.
• Die wichtigsten Gründe, die von den Arbeitnehmern für die Zeitverschwendung angegeben wurden, waren: 35 Prozent waren nicht genug herausgefordert, 32 Prozent waren der Ansicht, dass kein Anreiz besteht, härter zu arbeiten, 30 Prozent waren mit ihrer Arbeit nicht zufrieden und 23 Prozent waren einfach gelangweilt.

Die Gründe, warum Mitarbeiter Zeit bei der Arbeit verschwenden

In den Umfragen 2012 und 2013 identifizierten die Mitarbeiter zu viele Meetings als die größte Zeitverschwendung an ihrem Arbeitsplatz. Weitere interessante Antworten auf die Frage "Was ist die größte Ablenkung an Ihrem Arbeitsplatz?" Waren:

• Ineffiziente Mitarbeiter: 17 Prozent
• Andere Mitarbeiter: 17 Prozent
• Büropolitik: 13 Prozent
• Beschäftigte Arbeit: 13 Prozent
• Andere: 11 Prozent
• Und zum Schluss: Mein Chef: 8 Prozent

Ihre Mitarbeiter zu beschuldigen, ist möglicherweise der einfachste Weg, die Zeitverschwendung zu erklären. Dies ist zwar einfacher, aber auf lange Sicht viel weniger produktiv, weshalb immer mehr Teams nach der Quelle der Unzufriedenheit ihrer Mitarbeiter suchen müssen.

Die Optimierung beginnt mit dem Führungsteam

Eine effektive Führungskraft ist nur so gut wie das Team, das sie entwickeln (richtig trainieren) und führen (Erwartungen und Ziele setzen). Wenn der Anführer nicht effektiv ist, wird das Team nicht dauerhaft gute Leistungen erbringen.

Es ist kein Wunder, dass unzufriedene Mitarbeiter bei einer Umfrage, warum sie Zeit verschwenden, Antworten geben wie „nicht genug gefordert“, „keinen Anreiz, härter zu arbeiten“ oder „mangelnde Arbeitszufriedenheit“. Führungskräfte werden dafür bezahlt, durch die gemeinsamen Bemühungen von ihre Teammitglieder. Wenn der Anführer einen schlechten Job führt, entscheidet das Team, was er tun wird und wann er Lust dazu hat.

Abwarten der Zeit der Mitarbeiter bei der Arbeit

Die Lösung für die Zeitverschwendung beginnt zum Zeitpunkt der Einstellung. Wenn eine Führungskraft keine klare Vorstellung davon hat, wohin sie ihre Organisation in der Zukunft führen möchte, gibt es keine Möglichkeit, die richtigen Leute einzustellen. Viele große Unternehmen verfügen über klare Methoden, um die Führungsstärke zu erreichen, die die Mitarbeiter zur Maximierung der Produktivität benötigen.

Teammitglieder brauchen klare Erwartungen:

Stellen Sie nach der Einstellung von Mitarbeitern sicher, dass jedes Ihrer Teammitglieder genau weiß, was sie tun sollen und wie und wann sie dies tun sollen. Vor allem muss jedes Teammitglied verstehen, warum es das tut, was es tut. Sie müssen wissen, wie das, was sie tun, in die Vision passt, die Sie schaffen.

Wenn die Menschen sehen, was sie zur Gesamtleistung beitragen, ist es für sie einfacher, sich um die Sache zu kümmern und ihren Zweck zu erkennen. Teams, die einen Zweck haben und ihren Beitrag zum Zweck wahrnehmen, werden nicht abgelenkt und vergeuden Zeit bei der Arbeit.

Festlegen, Kommunizieren und Messen der Leistungserwartungen:

Der Leiter muss erkennen, wie er realistische Leistungserwartungen für die zu erfüllenden Aufgaben festlegt und kommuniziert. Dies muss so geschehen, dass der Leiter und die Mitarbeiter ein gemeinsames Bild davon haben, was das gewünschte Ergebnis ausmacht.

Follow-up- und Hold-Teammitglieder, die für das Erreichen der erforderlichen Ziele verantwortlich sind:

Einmal festgelegt und kommuniziert, muss der Leiter das Team für die Erfüllung dieser Erwartungen verantwortlich machen. Wenn Mitarbeiter wissen, dass ihre Leistung objektiv, konstant und konstruktiv gemessen wird, neigen sie weniger dazu, wegzugehen und Zeit zu verschwenden.

Nehmen Sie diese drei wichtigen Maßnahmen an und reduzieren Sie die Zeit, die Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit verschwenden.