So führen Sie effektive Meetings mit Ergebnissen durch

Die Mitarbeiter verbringen so viel Zeit in geschäftlichen Besprechungen, dass die Umsetzung von Besprechungszeiten in nachhaltige Ergebnisse für erfolgreiche Organisationen eine Priorität darstellt. Maßnahmen, die Geschäftsmeetings erfolgreich machen, erfordern vor, während und nach dem Meeting die Führung durch den Meetingleiter.

Wenn Sie diese zwölf Tipps für das Business-Meeting-Management nutzen, werden Ihre Meetings und Teams besser funktionieren und bessere Ergebnisse erzielen.

Vor dem Geschäftstreffen durchzuführende Maßnahmen

Maßnahmen vor dem Geschäftstreffen schaffen die Grundlage für die Erzielung von Besprechungsergebnissen. Sie können alle erforderlichen Folgemaßnahmen durchführen, aber ohne die Vorarbeit sind Sie nicht erfolgreich.

Planen Sie das Business Meeting

Erfolgreiche geschäftliche Besprechungen, die zu Ergebnissen führen, beginnen mit einer intelligenten Planung. Ermitteln Sie zunächst, ob Sie andere Mitarbeiter benötigen, um Sie bei der Planung des Meetings zu unterstützen (d. H. Personen aus einigen Abteilungen hinzuziehen). Entscheiden Sie dann, was Sie erreichen möchten, indem Sie das Meeting abhalten und machbare Ziele für Ihr Meeting festlegen.

Die Ziele, die Sie für Ihr Geschäftstreffen festlegen, legen den Rahmen für einen effektiven Meetingplan fest. Wie Stephen Covey in den "Sieben Gewohnheiten hochwirksamer Menschen" sagt, "Beginnen Sie mit dem Ende im Sinn." Der Zweck Ihres Meetings bestimmt den Meeting-Fokus, die Meeting-Agenda und die Teilnehmer, die Sie zur Teilnahme an dem Meeting benötigen.

Stellen Sie sicher, dass Sie ein Meeting benötigen

Das hört sich vielleicht nach hinten an, aber wenn Sie Ihren Business-Meeting-Plan entwickelt haben, stellen Sie sicher, dass ein Meeting das geeignete Instrument ist, um die von Ihnen festgelegten Ziele zu erreichen. Das Abhalten von Meetings ist ein kostspieliges Unterfangen, wenn Sie die abrechenbaren Kosten der Teilnehmer berücksichtigen. Bemühen Sie sich, festzustellen, dass ein Meeting die beste Gelegenheit darstellt, um das Problem zu lösen, den Prozess zu verbessern oder eine lang- oder kurzfristige Strategie für Ihr Team oder Ihre Abteilung zu erstellen.

Sorgen Sie für eine angemessene Teilnahme an der Sitzung

Wenn ein geschäftliches Meeting das geeignete Mittel ist, um Ihre Ziele zu erreichen, wenden Sie sich an die Teilnehmer, deren Anwesenheit für den Erfolg des Meetings erforderlich ist. Das hört sich vielleicht nach einem Kinderspiel an, bringt aber den klügsten Führer zum Stehen - die wichtigsten Teilnehmer müssen für die Teilnahme an dem Meeting zur Verfügung stehen.

Manchmal schicken Leute Delegierte in ihrer Abwesenheit. Wenn ein Delegierter anstelle eines wichtigen Entscheidungsträgers anwesend ist, stellen Sie sicher, dass der designierte Mitarbeiter befugt ist, endgültige Entscheidungen zu treffen, die unterschrieben werden können. Ansonsten verschieben Sie das Meeting.

Verteilen und überprüfen Sie die Vorarbeit vor dem Meeting

An wie vielen Besprechungen haben Sie teilgenommen, als der Moderator des Meetings eine Menge Papier herausgab oder eine PowerPoint-Präsentation zur Diskussion vorlegte? Es ist frustrierend, weil man zu Messing-Taktiken gelangt. Die Besprechung wird zum Einlesen der Gruppe - für Ihr Unternehmen kaum produktiv.

Sie können geschäftliche Besprechungen am produktivsten gestalten und Ergebnisse sicherstellen, indem Sie die erforderliche Vorarbeit im Vorfeld der Besprechung bereitstellen. Wenn Sie 48 Stunden vor Beginn eines Meetings Pre-Work, Diagramme, Grafiken und Lesematerial bereitstellen, bedeutet dies, dass alle bereit sind, direkt einzusteigen.

Die Dokumentation, die Ihnen beim Erreichen der Besprechungsziele helfen wird, kann Folgendes umfassen:

• Berichte und Daten
• Diagramme und Links zu Wettbewerbsinformationen
• Monatsverkäufe
• Produktionspläne
• Microsoft PowerPoint-Folien mit wichtigen Diskussionspunkten
• Sitzungsprotokolle, Notizen und Folgemaßnahmen von früheren Meetings oder verwandten Meetings und Projekten

Maßnahmen, die während des Geschäftstreffens zu ergreifen sind

Wenn Sie während des Business-Meetings die Zeit effektiv nutzen, werden Sie sich für das Thema begeistern und von den Teilnehmern Engagement eingehen. Die Menschen fühlen sich als Teil von etwas, das größer ist als ihre täglichen Herausforderungen. Daher wird ein gut organisiertes, aktives Meeting, das die Voraussetzungen für die Weiterverfolgung vorsieht, zu Meetingergebnissen führen.

Effektive Geschäftsbesprechung

Der Meetingleiter legt einen positiven, produktiven Ton für die Interaktion zwischen den Meetingteilnehmern fest. Eine effektive Moderation von Meetings beginnt mit einer Überprüfung der Ziele oder der erwarteten Ergebnisse des Meetings und der Tagesordnung. Der Moderator hilft Gruppenmitgliedern dabei, konzentriert und produktiv zu bleiben.

Das Design des Meetings und die Tagesordnung legen den Rahmen für das Meeting fest. Ein effektiver Moderator, der die Teilnehmer auf dem Laufenden hält, stellt sicher, dass die erwarteten gewünschten Ergebnisse als Ergebnis des Meetings erzielt werden.

Beziehen Sie jeden Teilnehmer in mögliche Aktionen ein

Jede Arbeitsgruppe hat verschiedene Persönlichkeiten, die für Meetings angezeigt werden. Sie haben ruhige Mitarbeiter sowie Menschen, die versuchen, jeden Diskussionspunkt zu dominieren. Unabhängig davon, ob Sie an einem Meeting teilnehmen oder daran teilnehmen, müssen Sie jeden Teilnehmer in den Prozess der Meeting-Ziele einbeziehen.

Dies stellt sicher, dass jeder Teilnehmer in das Thema des Meetings investiert ist und nachverfolgt wird. Sie haben kein Mitglied - oder sich selbst - und versuchen, die gesamte Ladung zu tragen.

Erstellen Sie einen effektiven Folgeplan für geschäftliche Besprechungen

Erstellen Sie während des Business-Meetings einen Folgeplan mit Aktionselementen. Wirksame Pläne umfassen Folgendes:

• Das spezifische Aktionselement
• Der Name der Person, die das Eigentum zur Ausführung des Aktionselements übernommen hat
• Das Fälligkeitsdatum des Aktionselements
• Konsens darüber, was den Abschluss des Aktionselements ausmacht

Besprechen Sie reale Szenarien und Hindernisse für den Erfolg, die Teammitglieder erleiden könnten, wenn sie versuchen, die für die Erstellung der Ergebnisse erforderlichen Elemente zu erreichen. Wenn Sie ein Follow-up-Meeting benötigen, stellen Sie die Zeit vor dem Verlassen der Teilnehmer so ein, dass sie im Kalender aller steht.

Nach dem Geschäftstreffen durchzuführende Maßnahmen

Maßnahmen und Planungen vor und während des Meetings spielen eine wichtige Rolle dabei, dass Sie erwartete, positive und konstruktive Ergebnisse erzielen. Ihre Aktionen im Anschluss an das Meeting sind genauso wichtig. Das Follow-up bei der nächsten geplanten Besprechung ist nie genug Investition, um Ergebnisse zu gewährleisten.

Veröffentlichen Sie das Sitzungsprotokoll

Veröffentlichen Sie Ihre Protokolle und den Aktionsplan innerhalb von 24 Stunden. Menschen werden am effektivsten zu Ergebnissen beitragen, wenn sie sofort mit Aktionselementen beginnen. Sie haben immer noch eine frische Erinnerung an die Besprechung, die verschiedenen Diskussionspunkte und die Gründe für jedes Besprechungselement.

Eine Verzögerung bei der Verteilung der Minuten wirkt sich auch auf Ihre Ergebnisse aus, da die meisten Benutzer erst warten, bis die Minuten eintreffen, bevor sie ihre Verpflichtungen erfüllen.

Effektives Business-Meeting-Follow-Up

Die Einhaltung und Einhaltung von Fristen und die Nachverfolgung werden Ihnen dabei helfen, Ergebnisse Ihrer Meetings zu erzielen. Nach der Besprechung sollte jede Person mit einem Aktionspunkt einen Aktionsplan erstellen, um jede ihrer Verpflichtungen zu erfüllen.

Unabhängig davon, ob sie die Schritte in ihrem Planer schreiben, die Aufgaben an einen anderen Mitarbeiter delegieren oder die Aufgabe sofort erledigen, ist die Person für das Follow-up verantwortlich.

Außerdem können Sie die Meeting-Ergebnisse verbessern, indem Sie mit jeder Person zwischen den Meetings nachfragen. Ihr Ziel ist es, den Fortschritt zu überprüfen und sicherzustellen, dass Aufgaben ausgeführt werden.

Verantwortlichkeit für Folgemaßnahmen während der nächsten Besprechung

Haben Sie jemals an einem Folgetreffen teilgenommen, bei dem jeder Teilnehmer der Gruppe mitteilte, warum er seine Verpflichtung nicht erfüllen konnte? Die Festlegung der Norm oder der Gewohnheit der Rechenschaftspflicht für Ergebnisse beginnt früh in Ihrem Besprechungszyklus.

Die Weiterverfolgung durch den Moderator auf halbem Weg zwischen den Meetings ist hilfreich, aber die Gruppe muss versagen, Verpflichtungen nicht inakzeptabel zu halten. Lassen Sie die Teilnehmer beim nächsten Treffen über Fortschritte und Ergebnisse berichten, mit der Erwartung, dass alle Teilnehmer ihre zugewiesenen Ziele erreicht haben. Wenn eine Aufgabe angehalten wird, prüfen Sie beim nächsten Meeting, ob ein legitimer Straßensperre für den Fortschritt vorhanden ist, und bestimmen Sie, wie Sie vorgehen müssen.

Besprechen Sie den Business Meeting-Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung

Die Praxis der Nachbesprechung jedes Geschäftstreffens ist ein wirksames Instrument für die kontinuierliche Verbesserung. Die Teilnehmer diskutieren abwechselnd, was über den aktuellen Geschäftstreffenprozess effektiv oder ineffektiv war. Sie diskutieren auch die Fortschritte, die die Gruppe zu dem jeweiligen Thema macht.