Die Wichtigkeit, ein Journal in der Buchhaltung zu führen

Eine Journalbuchung ist die Aufzeichnung einer in einer Journalbuchung erfassten Finanztransaktion. Im Journal werden alle Finanztransaktionen des Unternehmens aufgeführt und es wird darauf hingewiesen, auf welchen Konten diese Transaktionen betroffen sind. Alle Journalbuchungen werden entweder nach der Methode der Doppelbuchung oder Einzelbuchung durchgeführt.

Journalbuchungen werden normalerweise in chronologischer Reihenfolge eingegeben, und Belastungen werden vor Gutschriften erfasst. Belastungen werden in einer Spalte links und die Gutschriften rechts eingetragen. Die Journalbuchungen werden mithilfe eines Kontenplans bestimmten Konten zugeordnet. Die Journalbuchung wird dann in einem Ledger erfasst. Das Ledger verfolgt mehrere Konten.

Der Zweck von Journaleinträgen

Journaleinträge enthalten grundlegende Informationen für alle anderen Finanzberichte eines Unternehmens. Sie werden von Wirtschaftsprüfern verwendet, um zu analysieren, wie sich Finanztransaktionen auf ein Unternehmen auswirken.

Jeder Eintrag sollte das Datum der Transaktion, die beteiligten Parteien, eine Belastung von mindestens einem Konto, eine Gutschrift auf mindestens ein anderes Konto, eine Quittungs- oder Schecknummer und ein Memo enthalten, in dem die anderen Details beschrieben werden, die an der Transaktion beteiligt sind erinnert sich wahrscheinlich nicht an Monate oder Jahre später.

Wenn Sie Buchhaltungssystemsoftware erwerben und verwenden, werden höchstwahrscheinlich alle diese Details für Sie berücksichtigt. Sie sollten jedoch in der Lage sein, Ihre Journaleinträge und Ihr Ledger selbst zu verstehen, wenn Sie nicht der Meinung sind, dass diese Art von Kosten noch notwendig ist, weil Sie gerade erst anfangen.

Einzelbuchhaltung

Wie der Name vermuten lässt, wird jeder Journaleintrag in einer separaten Zeile erstellt, wenn Sie die Einzelbuchungsmethode der Buchhaltung verwenden. Sie können subtrahieren, was Sie für ein neues Computersystem als Lastschrift ausgeben. In der nächsten Zeile und als weitere Eingabe können Sie Einnahmen von einem Kunden oder Kunden als Gutschrift erhalten. Sie haben zwei separate Transaktionen oder Journaleinträge mit jeweils einer eigenen Zeile. Es ist einfach und unterscheidet sich nicht wesentlich davon, wie Sie die Transaktionen verfolgen, die Sie mit Ihrem Girokonto tätigen.

Einzelbuchhaltung ist möglicherweise angemessen, wenn Sie Ihr eigenes kleines Unternehmen als Einzelunternehmer führen und Ihre Bücher und Transaktionen nicht komplex sind. Jeder kann damit umgehen. Sie brauchen kein spezielles Training.

Doppelte Buchführung

Ein Journaleintrag, der die doppelte Buchungsmethode verwendet, enthält eine Vielzahl von Informationen in verschiedenen Spalten in derselben Zeile. In einem System mit doppelter Eingabe haben Sie möglicherweise eine Belastung für den Kauf eines Computers. In der gleichen Zeile wird jedoch eine Gutschrift oder Erhöhung der gesamten Bürogerätekosten angezeigt, jedoch in einer anderen Spalte, um die Belastung auszugleichen. Diese Spalten sollten gleich sein, z. B. - 2.000 USD als Soll und + 2.000 USD für die Gutschrift.

Je nach Art des Eintrags müssen Sie möglicherweise sogar noch mehr Spalten verwenden, aber mindestens zwei sollten vorhanden sein, und zwar jeweils eine für Lastschriften und Gutschriften. Bei der doppelten Buchführung wird normalerweise ein Journaleintrag vorgenommen, nicht für die Transaktion selbst, sondern für die Rechnung werden Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben beeinflusst. Lastschriften und Gutschriften werden auf derselben Zeile vermerkt.

Am Ende des Jahres oder eines anderen von Ihnen ausgewählten Abrechnungszeitraums sollten alle Buchungsbelege für Belastungen denen Ihrer Buchungsbelege für die Gesamtgutschrift entsprechen. Dies bedeutet, dass Ihr Konto "ausgeglichen" ist.