So erstellen Sie eine To-Do-Liste: Verwaltungstipps

Wir haben alle To-Do-Listen erstellt. Irgendwie scheint es nie genug Stunden am Tag zu geben, um alle Dinge auf Ihrer To-Do-Liste zu erledigen. Hier ist ein System, das funktioniert - und es kann auch für Sie funktionieren.

Eine Liste reicht nicht aus

Das Erstellen einer "Aufgabenliste" reicht nicht aus. Sie müssen sie einordnen. Sie müssen wissen, welche Aufgaben wichtiger sind, damit Sie sich auf sie konzentrieren können. Dann müssen Sie diesen Gegenständen Ressourcen zuweisen, Ihren Fortschritt messen und sich für Ihre Erfolge belohnen.

Rang

Listen Sie alle Ihre Aufgaben in einer Tabelle auf, obwohl Sie sie auch auf Papier erledigen können. Sie können sie auch auf Ihrem Computer oder Smartphone ablegen, in Ihren Kalender schreiben oder in eine Zeitverwaltungssoftware eingeben.

Der erste Schritt besteht darin, alles aufzulisten, was Sie tun müssen. Weisen Sie ihnen dann einen Rang zu, damit Sie sich auf die wichtigen Elemente konzentrieren können.

Verwenden Sie ein A, B, C-Ranking. Die A-Liste ist das, was ich heute erledigen muss, bevor ich gehe. Die B-Liste ist Dinge, die Sie erledigen müssen, aber nicht unbedingt heute. Schließlich ist die C-Liste die Dinge, die Sie brauchen, um Zeit zu finden.

Sie werden vielleicht ziemlich schnell herausfinden, dass Dinge auf der C-Liste und sogar die B-Liste niemals fertig werden. In einer Position als Operations Manager vor einigen Jahren wurde ich immer mehr frustriert von meiner A-Liste. Nicht nur, dass ich es nicht jeden Tag durchkam, wie immer, sondern auch die A-Liste wuchs. Da habe ich herausgefunden, was ich tun musste, um meine To-Do-Liste für mich arbeiten zu lassen, und ich entwickelte ein System, das dies ermöglichte tat Arbeit.

Zeiteinteilung

Es war nicht genug zu wissen, was wichtig war; Was hat die A-Liste gemacht? Ich musste auch wissen, wie lange die Dinge dauern würden und wie viel Zeit ich ihnen widmen musste. Ich fügte meiner To-Do-Liste eine Spalte mit der geschätzten Zeit hinzu, die jede Aufgabe benötigen sollte, und eine angrenzende Spalte mit der kumulierten Gesamtsumme.

Dann habe ich ein einfaches Zeitstudium gemacht. Während ich jede Aufgabe erledigte, schrieb ich auf, was ich getan hatte, sowie die Start- und Endzeiten. Ich habe den ganzen Tag den Überblick behalten. Dann wiederholte ich es ein paar Wochen später an einem anderen Tag. Es war keineswegs eine erschöpfende Umfrage, aber es gab mir einen Einblick. Als Operations Manager waren viele meiner Tage mit Unterbrechungen beschäftigt - mit Ereignissen, auftretenden Krisen oder Problemen, die gelöst werden mussten. Im Durchschnitt dauerten diese Unterbrechungen vier Stunden pro Tag. Da ich normalerweise einen Zehnstundentag arbeite, verbleiben mir sechs Stunden am Tag für die Dinge auf meiner To-Do-Liste.

Jede Nacht, bevor ich das Büro verließ, würde ich meine To-Do-Liste aktualisieren. Ich würde die Dinge löschen, die ich erledigt, delegiert oder herabgestuft habe, die neuen Dinge hinzufügen, die Prioritäten neu ordnen, um die wichtigsten Aufgaben zu erledigen, und jedem eine geschätzte Zeit zuweisen. Dann würde ich die Liste bis zur Sechs-Stunden-Marke durchgehen und eine Linie ziehen. Das war mein Ziel für den nächsten Tag.

Belohnen Sie sich

Meistens fiel diese Zeile irgendwo auf meine A-Liste. Selten war es irgendwo in der Nähe des Bodens. Das war jedoch mein Ziel. Wenn ich die Linie getroffen oder überschritten habe, ging ich nach Hause und fühlte mich, als wäre es ein produktiver und erfolgreicher Tag gewesen. Anstatt mich selbst gegen die Dinge zu prügeln, zu denen ich nicht in der Lage war, habe ich meinen Erfolg bestätigt, als ich mein Ziel getroffen oder übertroffen hatte. Am nächsten Tag musste ich noch einmal von vorne anfangen und nach dem neuen Ziel greifen, aber ich habe es aus dem Gesichtspunkt getan, auf früheren Erfolgen aufzubauen, anstatt aus der Frustration heraus, ständig mehr zu tun zu haben, als ich Zeit hatte.

Sie benötigen ein System

Um erfolgreich zu sein, müssen Sie ein System entwickeln, um Ihre Zeit zu verwalten, damit Sie in Ihrer Zeit mehr erreichen können. Wenn sich Ihre Ziellinie auf Ihrer To-Do-Liste immer oben befindet, sucht Ihr Chef nach jemandem, der jeden Tag ein wenig weiter unten arbeiten kann. Nachfolgend finden Sie einige Ressourcen, die Ihnen dabei helfen, das Zeitmanagement besser zu erledigen.

Diese Ausgabe verwalten

Listen Sie die Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen. Priorisieren Sie diejenigen, die wichtig sind und nicht nur dringend. Haben Sie einen Plan für das, was Sie jeden Tag erreichen müssen. Arbeit an diesem Plan. Belohnen Sie sich, wenn Sie Ihr Ziel treffen oder schlagen.