Wie verwalten Sie ein Projekt erfolgreich?

Herzliche Glückwünsche! Sie wurden gerade mit einem wichtigen neuen Projekt beauftragt. Offensichtlich bietet Ihr Chef diese Gelegenheit als Vertrauensbeweis für Ihre Fähigkeiten. Und während Sie aufgeregt sind, sind Sie zum ersten Mal für ein Gesamtprojekt verantwortlich und es ist ein bisschen erschreckend

Eine Reihe von Fragen gehen Ihnen durch den Kopf:

• Wie fange ich an?
• Welche Schritte sind erforderlich, um das Projekt von der Initiierung zum Abschluss zu bringen?
• Wie baue ich ein leistungsstarkes Projektteam auf?
• Wen bitte ich in diesem Prozess um Hilfe? Gibt es einen Executive Sponsor?

Diese Tipps konzentrieren sich darauf, jedem zu helfen, der ein Projekt, ein Komitee oder eine Teaminitiative neu leitet, für eine Aktivität, die für die Organisation einzigartig ist. Egal, ob Sie eine Ferienparty organisieren oder neue Produktentwicklungsinitiativen leiten, die Werkzeuge und Prozesse des Projektmanagements sind vorhanden, um Ihre Erfolgswahrscheinlichkeit deutlich zu erhöhen.

5 Phasen des Projektprozesses:

1. Initiation: Beginn des Projekts.
2. Planung: Planung der gesamten Arbeit des Projekts.
3. Ausführung: tatsächlich die Arbeit durchführen.
4. Verwaltung und Kontrolle: Alle Arbeiten, die Sie während des Projekts durchführen, um den Fortschritt zu überwachen.
5. Schließen: Fertigstellung und Lieferung des Projekts und Vertagung des Teams.

Diese Schritte sind für jedes Projekt identisch.

13 grundlegende Schritte für den Projektanfänger:

1. Definieren Sie den Umfang:Der erste und wichtigste Schritt in einem Projekt ist die Festlegung des Projektumfangs. Was solltest du schaffen oder schaffen? Was ist das Projektziel? Ebenso wichtig ist es, zu definieren, was nicht in Ihrem Projekt enthalten ist. Wenn Sie nicht genug Definition von Ihrem Chef erhalten, klären Sie den Umfang selbst und senden Sie ihn zur Bestätigung nach oben. Das Beispiel ist zwar etwas abseits des Geschäftsthemas, aber wir können uns alle auf eine Hochzeitsfeier beziehen. Wenn Sie einen Hochzeitsempfang planen, haben Sie vielleicht folgende Möglichkeiten: Bereiten Sie einen Hochzeitsempfang für 100 Gäste vor, der ein Abendessen, eine offene Bar, eine Hochzeitstorte und eine Live-Band umfasst, an der Sie bis zu einem bestimmten Datum tanzen können.

1. Verfügbare Ressourcen ermitteln:Welche Personen, Ausrüstung und Geld werden Sie zur Verfügung haben, um die Projektziele zu erreichen? Als Projektmanager haben Sie normalerweise keine direkte Kontrolle über diese Ressourcen, müssen sie jedoch über das Matrix-Management verwalten.
2. Verstehen Sie die Zeitleiste:Wann muss das Projekt abgeschlossen sein? Bei der Entwicklung Ihres Projektplans haben Sie möglicherweise eine gewisse Flexibilität bei der Verwendung der Zeit während des Projekts. Die Fristen sind jedoch normalerweise festgelegt, wie bei der Hochzeitsempfang. Wenn Sie sich dazu entscheiden, Überstunden zu verwenden, um den Zeitplan einzuhalten, müssen Sie dies gegen die Einschränkungen Ihres Budgets abwägen.

1. Bauen Sie Ihr Projektteam zusammen:Bringen Sie die Leute in Ihrem Team zusammen und beginnen Sie mit einem Dialog. Sie sind die technischen Experten. Deshalb hat sie ihr Funktionsleiter dem Projekt zugewiesen. Ihre Aufgabe ist es, das Team zu leiten.
2. Detail der Arbeit, Teil 1:Was sind die wichtigsten Teile oder Komponenten, die erstellt werden müssen, um das Projekt abzuschließen? Zum Beispiel erfordert eine Hochzeitsfeier auf hohem Niveau: Empfangshalle, Essen, Trinken, Kuchen, Gäste und Unterhaltung. Natürlich kann jeder dieser größeren Artikel in viele weitere Artikel aufgeteilt werden. Das ist der nächste Schritt.

1. Detail der Arbeit, Teil 2: In unserem Beispiel für die Hochzeitsempfang haben Sie wahrscheinlich ein Team oder eine Person, die für verschiedene Komponenten verantwortlich ist. Arbeiten Sie mit Ihren Teammitgliedern zusammen, um die Details zu formulieren, die erforderlich sind, um jeden wichtigen Gegenstand zu erreichen. Die für Lebensmittel zuständige Person muss die Optionen und Kosteneinschränkungen kennen und eine Auswahl treffen, die das Erreichen des Umfangs unterstützt. Listen Sie die kleineren Schritte in jedem der größeren Schritte auf. Wie viele Ebenen Sie in immer detailliertere Schritte einsteigen, hängt von der Größe und Komplexität Ihres Projekts ab.

1. Entwickeln Sie einen vorläufigen Plan:Stellen Sie alle Ihre Schritte zu einem Plan zusammen. Ein guter Weg, dies zu tun, ist die Verwendung einer Rangfolge-Tabelle, die identifiziert, welche Elemente anderen Elementen vorangestellt werden müssen. Bei formalen Projektmanagementpraktiken ist es erforderlich, ein so genanntes Netzwerkdiagramm zu entwickeln und den kritischen Pfad zu identifizieren. Auch wenn dies über Ihre Bedürfnisse oder Ihren Wissensstand hinausgehen kann, besteht das Hauptproblem darin, die Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge zu ordnen und den Aktivitäten Ressourcen zuzuweisen. Zu stellende Fragen beinhalten: Was passiert zuerst? Was ist der nächste Schritt? Welche Schritte können gleichzeitig mit unterschiedlichen Ressourcen ablaufen? Wer wird jeden Schritt machen? Wie lange wird es dauern? Es gibt viele hervorragende Softwarepakete, die viele dieser Details für Sie automatisieren können. Fragen Sie andere in ähnlichen Positionen, was sie verwenden.

1. Erstellen Sie Ihren Basisplan:Erhalten Sie Feedback zu Ihrem vorläufigen Plan von Ihrem Team und von allen anderen Stakeholdern. Passen Sie Ihre Zeitpläne und Arbeitszeitpläne an das Projekt an die verfügbare Zeit an. Nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen des vorläufigen Plans vor, um einen Basisplan zu erstellen.
2. Projektanpassungen anfordern:Es gibt fast nie genug Zeit, Geld oder Talent für ein Projekt.Ihre Aufgabe ist es, mit den begrenzten Ressourcen mehr zu tun, als die Menschen erwarten. Oft sind einem Projekt jedoch Grenzen gesetzt, die einfach unrealistisch sind. Sie müssen Ihren Fall vorbringen und ihn Ihrem Chef vorlegen und fordern, dass diese unrealistischen Grenzwerte geändert werden. Fragen Sie zu Beginn des Projekts nach den Änderungen. Warten Sie nicht, bis es in Schwierigkeiten ist, um nach den gewünschten Änderungen zu fragen. Wenn Ihr Projekt jedoch eine Hochzeit beinhaltet, erwarten Sie nicht, dass Sie erfolgreich sein werden, wenn Sie nach wichtigen Änderungen fragen!

1. Arbeite deinen Plan aus, aber stirb nicht dafür:Den Plan zu erstellen ist wichtig, aber der Plan kann geändert werden. Sie haben jeden Morgen einen Plan, mit dem Sie zur Arbeit fahren. Wenn eine Kreuzung durch einen Unfall blockiert wird, ändern Sie Ihren Plan und gehen einen anderen Weg. Machen Sie dasselbe mit Ihren Projektplänen. Ändern Sie sie nach Bedarf, behalten Sie jedoch immer den Umfang und die Ressourcen im Auge.
2. Überwachen Sie den Fortschritt Ihres Teams:Sie werden zu Beginn des Projekts nur wenig Fortschritte erzielen, aber beginnen Sie dann zu überwachen, was alle ohnehin tun. Das macht es einfacher, Probleme zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.
3. Alles dokumentieren:Aufzeichnungen machen. Notieren Sie bei jeder Änderung Ihres Basisplans, was die Änderung war und warum sie notwendig war. Jedes Mal, wenn eine neue Anforderung zu dem Projekt hinzugefügt wird, notieren Sie sich, woher die Anforderung kam und wie der Zeitplan oder das Budget entsprechend angepasst wurde. Sie können sich nicht an alles erinnern. Schreiben Sie sie also auf, damit Sie sie bei der Projektabschlussprüfung nachschlagen und von ihnen lernen können.
4. Informieren Sie alle:Informieren Sie alle Projektbeteiligten über den Fortschritt. Informieren Sie sie über Ihren Erfolg, während Sie jeden Meilenstein abschließen, informieren Sie sie jedoch auch über Probleme, sobald sie auftauchen. Halten Sie auch Ihr Team auf dem Laufenden. Wenn Änderungen in Betracht gezogen werden, teilen Sie dies dem Team so weit wie möglich mit. Stellen Sie sicher, dass jeder im Team weiß, was alle anderen tun.

Die Quintessenz

Sie müssen kein formeller Projektmanager sein, um eine Projektinitiative zu leiten. Sie sollten jedoch die Werkzeuge und die Logik des Projektmanagements anwenden, um Ihre Ziele zu klären, die Arbeit detailliert zu beschreiben, ein Team zu bilden und die Arbeit auszuführen und zu überwachen. Besten Erfolg!