Planen Sie ein Projekt mit grundlegenden Tools des Projektmanagements

Unsere Arbeitswelt ist zunehmend eine Welt der Projekte. In Projekten werden neue Produkte entwickelt, strategische Initiativen umgesetzt und alles unternommen, was in einer Organisation neu ist.

Definitionsgemäß sind Projekte im Gegensatz zu regulären betrieblichen Aktivitäten temporäre und einzigartige Initiativen. Während viele Unternehmen auf geschulte, zertifizierte Projektmanager angewiesen sind, um ihre Initiativen zu leiten, werden zunehmend Projektfähigkeiten für alle Fachleute benötigt. Dieser Artikel bietet eine Einführung in die Planung eines Projekts für jeden Fachmann, der daran interessiert ist, die Praktiken anzuwenden, die für professionelle Projektmanager so gut funktionieren.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Projekt wirklich zu definieren und zu planen

Projektmanager wissen, dass ein beträchtlicher Teil der gesamten Projektdauer in die Planung investiert wird. Viele von uns haben die Tendenz, mit der Arbeit zu beginnen, was in der Welt der Projekte dem Überspringen der Anweisungen zu dem neuen Möbelstück ähnelt, das Sie in einem dieser Einzelhändler gekauft haben. Die Eile, die Arbeit ohne Lesen der Anweisungen zu erledigen, kann zu ernsthaften Problemen führen.

Anstatt direkt in die Arbeit zu stürzen, ist es wichtig, einige kritische Punkte zu benennen:

1. Was genau kreierst du? Seien Sie so genau wie möglich.
2. Wann muss es abgeschlossen sein?
3. Auf welche Ressourcen (Personen, Ausrüstung und Budget) haben Sie Zugriff, um das Projekt abzuschließen?

Die drei oben genannten Punkte sind die grundlegenden Komponenten einer Geltungsbereichsanweisung. Jeder Projektmanager klärt den Umfang vor Beginn der Arbeit.

Festlegung der Company Holiday Party-Initiative

Ein Beispiel für eine Umfangsaussage für die Betriebsfestparty lautet möglicherweise wie folgt:

Unser Ziel ist es, vor Ende Dezember eine Betriebsfeier für 100 Mitarbeiter und andere wichtige Mitarbeiter zu planen und zu liefern, deren Kosten 10.000 USD nicht überschreiten dürfen. Unsere Planung und Koordination wird aus dem 4-köpfigen Ausschuss bestehen, der vom CEO überwacht wird.Die Party beinhaltet eine offene Bar, ein Tellergericht, ein Dessert und Unterhaltung.

Wenn Sie sich nur die Zeit nehmen, um diese einfache, aber wichtige Aussage zu erstellen, erhalten Sie eine starke Anleitung für das am Projekt beteiligte Team. Jeder kennt die Art des Projekts, den Zeitrahmen, die Ressourcen und das Budget.

Zerlegen Sie den Geltungsbereich in einzelne Arbeitsblöcke

Projektmanager erstellen eine so genannte Work Breakdown-Struktur, um alle Arbeiten des Projekts, die von jemandem in einem bestimmten Zeitrahmen erledigt werden müssen, in klaren, umsetzbaren Begriffen zu beschreiben. In Ihrer Situation kann der Arbeitsausfall Folgendes umfassen:

• Standort angeben
• Bestätigen Sie die Verfügbarkeit des Zimmers und sperren Sie es mit einer Kaution ein.
• Wählen Sie Lebensmitteloptionen.
• Bestätigen Sie die Leiste und den Inhalt der Leiste.
• Identifizieren Sie die Dessertoptionen.
• Erstellen und verteilen Sie Einladungen mit einer Auswahl an Speisen.
• Beenden Sie die Auswahl der Speisen anhand der zurückgegebenen Einladungen.
• Entscheiden Sie sich für die Art der Unterhaltung.
• Überprüfen Sie die Optionen für die Unterhaltung und wählen Sie.
• Bestätigen Sie die Einrichtung des Esszimmers.
• Kaufen Sie Tischgeschenke für Gäste.
• Koordinieren und liefern Sie die Veranstaltung.

Projektmanager würden diese Aufgliederung der Projektarbeit ohne Rücksicht auf Ressourcen oder Zeitplan entwickeln, jedoch mehr im Brainstorming-Format. Sobald alle zur Erreichung des Projektumfangs erforderlichen Arbeiten ermittelt wurden, ist es an der Zeit, die Reihenfolge festzulegen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Zeit- und Kostenschätzungen von Ihren Teammitgliedern anzufordern.

Erstellen des Projektplans aus dem Projektzusammenbruch

Nachdem Sie den auf der vorherigen Seite angegebenen einfachen Arbeitsausfall abgeschlossen haben, müssen Sie nun Folgendes tun:

• Vergewissern Sie sich, dass alle wichtigen Elemente zum Erreichen des Projektumfangs identifiziert wurden.
• Bestätigen Sie, wer mit welchen Workitems umgeht, und erstellen Sie eine Verantwortungsmatrix, die die wichtigsten Arbeitsaufgaben des Verantwortlichen beschreibt.
• Fordern Sie jedes Teammitglied auf, seine Aufgaben zu überprüfen, Zeit- und Kostenschätzungen zu ermitteln, Fristen einzuhalten, den Ressourcenbedarf zusammenzufassen und sicherzustellen, dass sie die Arbeit, für die sie verantwortlich sind, gründlich bewertet haben.

Wenn die oben genannten Schritte abgeschlossen sind, sollte das Projektteam zusammenarbeiten, um die Ereignisse in der richtigen Reihenfolge zu ordnen und auf Konflikte bei Ressourcen oder mögliche Planungsprobleme hinzuweisen. Ein Projektmanager führt diesen Schritt durch, indem er ein Netzwerkdiagramm entwickelt, den kritischen Pfad berechnet und dann Ressourcen plant, häufig mit Hilfe von Computersoftware.

Für Ihr kleineres Projekt, das informelle Methoden verwendet, reicht ein einfacher Post-it-Note-Typ für das Anordnen der Elemente in der Reihenfolge aus. Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, ein vollständiges Bild der Schritte und Fristen für die Planung und Durchführung einer großartigen Ferienparty zu entwickeln!

Lass die Arbeit beginnen

Nachdem Sie sich die Zeit genommen haben, das Projekt richtig zu erfassen, die Hauptaufgaben zu identifizieren, die Aufgaben zu sequenzieren und den Zeit- und Ressourcenbedarf zu bestimmen, sind Sie bereit, das Team mit den zugewiesenen Verantwortlichkeiten zu beauftragen. Ihre Rolle als informeller Projektmanager besteht darin, die Arbeit zu überwachen, die Teammitglieder zu unterstützen und bei der Erkennung und Lösung von Herausforderungen zu helfen, sobald sie auftreten. Ein guter Projektmanager trifft sich regelmäßig mit Teammitgliedern, um den Fortschritt zu bewerten und aufkommende Risiken zu erkennen und zu steuern.

Die Quintessenz

Die gleichen Ansätze können für jede Projektsituation in Ihrer Abteilung oder Geschäftseinheit angewendet werden. Entwickeln Sie einen klaren Bereich, identifizieren Sie die Arbeit, weisen Sie Ressourcen zu, erstellen Sie Schätzungen und einen Zeitplan, und überwachen Sie die Arbeit. Ihre Praktiken werden von den professionellen Projektmanagern an Ihrem Arbeitsplatz anerkannt und geschätzt, und Ihre Ergebnisse werden viel besser sein, als einfach in die Arbeit zu springen, ohne sie zu überdenken.