So erstellen Sie ein erfolgreiches Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm

Die Fallstricke eines schlecht konzipierten Mitarbeiterempfehlungsprogramms sind vielfältig, legendär und am häufigsten anzutreffen - leicht zu vermeiden. Ein sorgfältig zusammengestelltes Mitarbeiterempfehlungsprogramm, das mit organisatorischem Engagement, Klarheit und kontinuierlicher Kommunikation gestartet wird, kann sich positiv auf Ihr Betriebsergebnis und Ihre Mitarbeitermotivation und -begeisterung auswirken.

Ein schlecht durchdachtes, hastig aufgelegtes undefiniertes Programm zur Empfehlung von Mitarbeitern kann Menschen abschrecken und zu Willensstörungen, Zynismus und Missverständnissen führen. Dies ist das Schicksal vieler Mitarbeiter-Vorschlags-Programme, die gedankenlos über eine Mitarbeiter-Vorschlags-Box gestartet werden.

Benötigt Ihr Unternehmen ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm?

Berücksichtigen Sie Ihre Unternehmenskultur, bevor Sie ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm starten. Erhalten Sie aktuell frische und nachdenkliche Ideen?

Sickern die Vorschläge der Mitarbeiter bereits bei Besprechungen und in ungezwungenen Gesprächen an die Oberfläche? In diesem Fall sind eher informelle Methoden zur Förderung neuer Ideen als ein umfassendes Programm für Mitarbeitervorschläge oder eine Mitarbeitervorschlagsbox angezeigt.

Vielleicht können Sie abteilungsspezifische Brainstorming-Sitzungen planen oder während eines Teils Ihrer wöchentlichen Mitarbeiterversammlung Ideen zu bestimmten Themen generieren. Sie können einen Tag pro Monat für ein Mittagessen festlegen, an dem jeder Mitarbeiter aufgefordert wird, mindestens eine Idee einzureichen.

Sie können Ihre Manager auffordern, drei Mitarbeiterideen in die Besprechung jedes Managers einzubringen. Kreativität hilft Ihnen bei der Ideenfindung.

Wenn nicht, beginnen Sie mit der Frage, was Ihre Kultur derzeit unterdrückt. Werden diese Probleme weiterhin bestehen, wenn Sie ein Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm implementieren? In diesem Fall muss Ihr erfolgreiches Mitarbeiterempfehlungsprogramm diese Hindernisse beseitigen oder umgehen, bevor Sie beginnen.

Mitarbeiter-Vorschlagsprogramme, einschließlich des häufig implementierten Vorschlagsfelds, müssen sorgfältig erstellt und implementiert werden, da sie unhandlich, schwer zu bewältigen und zeitaufwendig sind, härtere Gefühle hervorrufen können als positive Ergebnisse, und sie müssen streng und fair gehandhabt werden.

Elemente eines erfolgreichen Mitarbeiterempfehlungsprogramms

Einige Mitarbeiter-Vorschlagsprogramme waren erfolgreich, aber die Mitarbeiter-Vorschlagsprogramme, die erfolgreich waren, teilten gemeinsame Erfolgselemente. Sie können eine Pause bei der Anzahl der Faktoren einlegen, die für den Erfolg eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms von Bedeutung sind. Dies sind jedoch Faktoren, die für jeden erfolgreichen Arbeitsprozess typisch sind, der die Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nimmt und die Möglichkeit für erhebliche Belohnungen und Anerkennung bietet.

Wenn Sie ein Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm verfolgen, muss für den Erfolg Folgendes geschehen.

Ernennen Sie ein funktionsübergreifendes Team zur Überprüfung von Vorschlägen

Ein funktionsübergreifendes Team muss die Vorschläge überprüfen, die innerhalb von 48 Stunden bestätigt werden müssen. Wenn es sich bei diesem Team ausschließlich um Manager oder Direktoren handelt, kann dies als berührungslos oder blockierend empfunden werden. Es wird jedoch die Befugnis haben, die eingegangenen Vorschläge umzusetzen.

Wenn andere Mitarbeiter involviert sind, kann der Prozess zeitaufwändig sein und Eigeninteressen dienen. Geschäftsführungsvertrag und Eigentumsverhältnisse werden zu einem zweiten Schritt im Genehmigungsprozess. Die Leute im Team müssen bereit sein, sich zu ändern und zu fragen, warum nicht und nicht warum?

Insbesondere das Finanzwesen und alle anderen Abteilungen müssen im Team für die Überprüfung von Vorschlägen vertreten sein. Wenn die Manager oder Direktoren Vorschläge überprüfen, muss die Überprüfung Teil einer regelmäßig geplanten Besprechung sein, bei der die Vorschläge verteilt und im Voraus geprüft werden.

Wenn das Team häufiger als monatlich zusammentritt, wird es arbeitsintensiver, als dies normalerweise der Fall ist. Wechseln Sie die Mitglieder dieses Teams 4-6 Mal im Jahr, aber nicht alle Mitglieder gleichzeitig, wenn ein funktionsübergreifendes Mitarbeiterteam Ihr ausgewähltes Bewertungsvehikel für Vorschläge ist. Die Auswahl der Teammitglieder für das Vorschlagsüberprüfungsteam sollte widerspiegeln, wie das Geschäft in Ihrer Kultur im Allgemeinen abgewickelt wird.

Im Folgenden finden Sie weitere Ideen zum Entwerfen und Verwalten eines effektiven Mitarbeiter-Vorschlagsprogramms - jenseits des Vorschlagsfelds.

Richten Sie Richtlinien für Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm ein

Kommunizieren Sie den Einreichungs- und Überprüfungsprozess für Vorschläge öffentlich

Der für die Einreichung und Überprüfung von Vorschlägen im Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm festgelegte Prozess sollte öffentlich kommuniziert werden. Teilen Sie alle Richtlinien und insbesondere die Ziele, die Sie erreichen möchten, mit, indem Sie ein Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm starten.

Richten Sie Richtlinien für den Vorschlagsprozess für Mitarbeiter ein

Sie müssen Richtlinien festlegen, z. B. welche Themen für Vorschläge offen sind. Dazu gehören wahrscheinlich Ideen, die sich auf Kosteneinsparungen, Qualität, Produktivität, Prozessverbesserungen, Umsatzgenerierung und Verbesserung der Arbeitsmoral auswirken.

Ansonsten stellte ein Manager eines kleinen Unternehmens in Florida fest, dass er 25 USD pro Mitarbeitervorschlag in der Mitarbeitervorschlagsbox versprach; Er erhielt eine Reihe von Vorschlägen von Mitarbeitern, die diese beinhalteten. Stellen Sie eine Eismaschine in den Speisesaal, stellen Sie eine Maiskolbenmaschine in den Speisesaal, und jeder Mitarbeiter, der seine täglichen Produktionszahlen erreicht, sollte unabhängig von der Tageszeit nach Hause gehen können.

Der Vorschlag des Mitarbeiters muss Details zur Verbesserung enthalten

Ein Vorschlag eines Mitarbeiters muss mehr als ein Vorschlag sein. Es muss detailliert dargelegt werden, wie der Antragsteller den Vorschlag für umzusetzen glaubt. Es ist einfach, eine Idee loszulösen. Sie müssen daher festlegen, dass die Idee nicht mit einem vollständigen Aktionsplan, sondern mit mindestens mehr Details als mit einer Idee einhergeht.

Der Vorschlag des Mitarbeiters muss die möglichen Auswirkungen beschreiben

Stellen Sie sicher, dass das Warum und Wie der Gedanke das Unternehmen beeinflusst, einschließlich einer Kosteneinsparungsanalyse. Gleichzeitig sollte innerhalb dieser Parameter der Vorschlagsprozess einfach sein. Ein Unternehmen, das Mitarbeitervorschläge einholen wollte, hatte ein dreiseitiges Formular mit Vorschlägen für Mitarbeiter. Die Manager fragten sich, warum sie keine Vorschläge für Mitarbeiter erhalten hatten.

Mit Vorschlägen über den eigenen Job eines Mitarbeiters anders umgehen

Ideen, die in engem Zusammenhang mit der Arbeit einer Person stehen, sollten nicht berücksichtigt oder anders behandelt werden. Bei Toyota werden jedes Jahr Millionen von Vorschlägen generiert. Der Grund, warum sie so viele Vorschläge von Mitarbeitern haben, ist, dass sich ihre Mitarbeiter stark auf die Verbesserung ihrer eigenen Jobs konzentrieren.

Der Mitarbeiter denkt sich eine Verbesserungsidee aus, teilt sie seinem Vorgesetzten mit und setzt diese, sofern dies gerechtfertigt ist, umgehend um. Es gibt keinen zeitaufwändigen Prozess oder eine Gruppe von Managern, die die meisten Ideen berücksichtigen müssen. In diesem Szenario müssen Manager in der Lage sein, Leute zu belohnen, die mit Ideen aufwarten, die den Parametern des Programms entsprechen.

Beauftragen Sie einen Mitarbeiter mit dem Vorschlagsprogramm für Mitarbeiter

Sie müssen einen Administrator für das Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm bestimmen, der sicherstellt, dass der Prozess wie versprochen verläuft. Ein mittelgroßes Unternehmen aus Michigan hatte eine Liste mit über hundert Vorschlägen, die in einem Überprüfungsausschuss feststeckten, der die Sitzungen immer wieder verschob. Was für ein moralischer Trottel für die Leute, die diese Vorschläge so hoffentlich zur Prüfung eingereicht hatten.

Kommunizieren Sie den Vorschlagsprozess und die Ziele

Kommunizieren Sie den beschlossenen Prozess öffentlich mit allen Richtlinien und insbesondere den Zielen, die Sie erreichen möchten, indem Sie ein Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm starten. Legen Sie Richtlinien wie die Themen fest, die für Vorschläge offen sind: Kosteneinsparungen, Qualität, Produktivität, Prozessverbesserungen, umsatzgenerierende Ideen sowie verbesserte Mitarbeitermotivation und positive Arbeitsmoral.

Ein Senior Manager muss sich für das Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm einsetzen und Mitglied des Bewertungsausschusses sein. Dies verleiht dem Vorschlagsprogramm der Mitarbeiter Glaubwürdigkeit und lässt die Antragsteller sich wichtig fühlen.

Im Folgenden finden Sie weitere Ideen zum Entwerfen und Verwalten eines effektiven Mitarbeiter-Vorschlagsprogramms - jenseits des Vorschlagsfelds.

Belohnungen und Anerkennung in Ihrem Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Die Belohnung für umgesetzte Vorschläge muss am Frontend klar definiert sein. Wenn der Vorschlag des Mitarbeiters eine Kosteneinsparungsidee ist, erhält der Mitarbeiter in vielen Vorschlagsprogrammen einen Prozentsatz der Kosteneinsparungen: Oft kann diese Auszeichnung fünfundzwanzig Prozent der nachgewiesenen Kosteneinsparungen entsprechen.

Berücksichtigen Sie beim Nachdenken über Ihr Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm, dass Kosteneinsparungen nur schwer nachzuweisen sind, wenn Sie vor der Umsetzung des Mitarbeiter-Vorschlags keine aussagekräftigen Zahlen für den Prozess haben. Daher besteht der erste Schritt bei der Implementierung eines kostensparenden Vorschlags häufig darin, den Prozess zu „messen“, um sicherzustellen, dass Sie wissen, wie der Prozess aktuell ausgeführt wird.

Andere, weniger messbare Prozessideen benötigen eine festgelegte Standardbelohnung.Oft ist die Anerkennung für den Mitarbeiter am wichtigsten.

Zu den Prämien zählen Waren mit dem Firmenlogo, Geschenkgutscheine, Mittagessen mit einem Manager nach Wahl des Mitarbeiters, ein vierteljährliches Abendessen mit Prämien und Hinweise auf den Kauf teurerer Artikel aus Katalogen.

Angesichts der Schwierigkeit, das Ergebnis vieler Vorschläge von Mitarbeitern zu messen, bieten einige Unternehmen diese Anerkennungsprämien auch dann an, wenn die Ideen wesentlich zum Gewinn beigetragen haben. Dies ist jedoch nicht so motivierend, wie wenn der Mitarbeiter einen Teil der Einsparungen erhält, die in einem bestimmten Zeitraum wie beispielsweise einem Jahr erzielt wurden.

Feedback in Ihrem Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm

Machen Sie das Feedback an Personen mit Vorschlägen privat, insbesondere wenn die Idee abgelehnt wird. Andernfalls werden die Leute es ablehnen, ihren Hals herauszustecken, indem sie ungewöhnliche und möglicherweise Ihre fruchtbarsten Vorschläge machen.

Wenn andererseits ein Vorschlag eines Mitarbeiters umgesetzt wird und sich daraus eine Belohnung ergibt, muss der Beitrag auf einer Mitarbeiterversammlung mit Zustimmung des betroffenen Mitarbeiters öffentlich anerkannt werden. Zusätzlich können Sie den Mitarbeitervorschlag, die Namen der Mitarbeiter im Implementierungsteam und die Belohnung für den Vorschlag veröffentlichen.

Es ist wichtiger, die Teilnehmer des Mitarbeiter-Vorschlagsprogramms über den Fortschritt ihrer Vorschläge im Programm auf dem Laufenden zu halten, als dem Vorschlagenden schnelle Antworten zu geben. Die Mitarbeiter möchten nur wissen, was auf ihrem Weg mit ihren Ideen passiert.

In vielen Organisationen scheinen Vorschläge in einem dunklen Loch zu verschwinden, aus dem sie möglicherweise erst nach Monaten hervorgehen - ein garantiertes Scheitern des Mitarbeiter-Vorschlagsprogramms.

Ein beliebter Ansatz für die Implementierung von Vorschlägen besteht darin, den Vorschlagenden in ein beliebiges Implementierungsteam aufzunehmen. Dies hält auch die Vorschläge in einem vernünftigen Rahmen. Wenn ein Vorschlag angenommen wird, müssen Sie mindestens einen Zeitplan für die Implementierung haben, den der Vorschlagende kennt und versteht.

Weitere Hinweise für Ihr erfolgreiches Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Mitarbeiter-Vorschlagsprogramme müssen die Qualität der Vorschläge und nicht die Anzahl der Vorschläge hervorheben. Viele Programme fördern das Gegenteil, was einer der Gründe ist, warum Menschen sich so leicht von ihnen entmutigen lassen; Sie liefern nicht viel für das Geld und die investierte Zeit.

Anonyme Vorschläge von Mitarbeitern werden im Rahmen Ihres Vorschlagsverfahrens oder des Vorschlagsfelds für Mitarbeiter nicht empfohlen. Die Menschen sollten bereit sein, öffentlich hinter ihren Ideen zu stehen. Zumindest ist dies die Art von Unternehmenskultur, die Sie fördern müssen, um eine erfolgreiche Organisation aufzubauen.

Tatsächlich widersetzt sich Peter Block, einer der wichtigsten Organisationsentwicklungs-Gurus, der heute arbeitet, jeglichem anonymen Feedback (aus Mitarbeiterumfragen usw.), da die Kultur anonymes Feedback fördert. Werden einige Mitarbeiter keine Vorschläge einreichen? Wahrscheinlich, aber fragen Sie sich, welche Art von Unternehmen Sie gründen möchten? Sie möchten Mitarbeiter ermutigen, organisatorischen Mut zu üben.

Belohnen Sie nicht nur die Mitarbeiter, die siegreiche Ideen einreichen. Belohnen Sie und erkennen Sie die Manager und Vorgesetzten an, die die beste Arbeit geleistet haben, indem sie sowohl die Vorschläge der Mitarbeiter ermutigten als auch aus dem Weg gingen.

Ziehen Sie in Betracht, Kunden und Lieferanten auch als Vorschlaggeber einzubeziehen, insbesondere wenn Ihr Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm ausgereift und erfolgreich ist.

Viele Vorschlagsprogramme wurden in der Vergangenheit umgesetzt. Die meisten scheiterten daran, dass die Organisationen diese Punkte nicht beachteten.

Menschen neigen dazu, schlecht definierte, unscharfe Programme zu starten, die Belohnungen, Implementierungsstrategien und Kommunikationssysteme nicht definieren. Menschen, die kein zeitnahes Feedback erhalten, hören auf, Ideen einzureichen.

Wenn aus jeder Idee ein "Warum sollten wir" wird und nicht ein "Warum sollten wir nicht", werden die Menschen schnell entmutigt. Der Prozess wird zum Scherz. Oder der Vorschlagsprozess oder das Kästchen wird einfach ignoriert. Wie viele leere Vorschlagsboxen befinden sich in amerikanischen Unternehmen? Mehr als Sie zählen möchten. Verwenden Sie diese Vorschläge, um sicherzustellen, dass der Vorschlagsprozess oder das Programm Ihrer Mitarbeiter erfolgreich ist.