Vereinfachung und Beschleunigung der Bereitstellung von HR-Services

Personalleiter sind eine wichtige Quelle der Unterstützung und des Trostes der Mitarbeiter in ihrem persönlichen und beruflichen Leben. HR ist ein Dienstleistungsunternehmen. Dieser Service umfasst die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Karriereentwicklung und die Lösung von Problemen zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten.

HR unterstützt sie auch durch einige der wichtigsten und bedeutsamsten Ereignisse in ihrem Leben, darunter Heirat, Geburt und Kampf gegen eine schwere Krankheit.

Allzu häufig benötigen routinemäßige Verwaltungsdienste, z. B. dieselben Fragen immer wieder zu beantworten oder einfache Transaktionen abzuschließen, den Großteil der Zeit der Personalabteilung.

Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand

Der Schlüssel zur Verringerung dieser administrativen Arbeitsbelastung besteht darin, die Mitarbeiter darin zu schulen, autarker zu werden, und banalere Aufgaben automatisieren.Hier kann die Anwendung eines Service-Management-Ansatzes hilfreich sein. Das Servicemanagement vereinfacht die Bereitstellung routinemäßiger Verwaltungsdienste, sodass Sie sich auf hochwertige Aktivitäten konzentrieren können.

Die typische HR-Organisation verfügt wahrscheinlich über Systeme zum Verwalten von Mitarbeiterdaten und bezahlungsbezogenen Aktivitäten. Es verfügt jedoch wahrscheinlich nicht über ein automatisiertes System zur Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen und zur Erfüllung von Anforderungen.

Bedenken Sie, was passiert, wenn ein Mitarbeiter eine Einladung zur Jury erhält: Die Chancen stehen gut, dass sich das Unternehmen noch auf physische Unterlagen oder eine Reihe von E-Mails stützt, um die Anfrage des Mitarbeiters für die Zeit ohne Arbeit abzuwickeln.

Da Mitarbeiterinteraktionen üblicherweise mithilfe von E-Mails und Tabellenkalkulationen verfolgt werden, werden Mitarbeiteranfragen häufig übersehen oder übersehen. Es passieren dann Fehler, die für die HR weitere Frustration und zusätzliche Arbeit verursachen.

Bei E-Mails gibt es keine einfache Möglichkeit, festzustellen, ob eine Anforderung blockiert ist, oder Prozessengpässe zu erkennen und zu beseitigen. In ähnlicher Weise ist es schwierig, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu analysieren und darauf zu reagieren, z. B. häufig angeforderte Informationen zu ermitteln und sicherzustellen, dass diese online verfügbar sind.

Manuelle Verwaltungsprozesse frustrieren die Mitarbeiter und belasten die HR-Teams enorm. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass Personalmitarbeiter durchschnittlich 12 Stunden pro Woche mit Routineanrufen und E-Mails von Angestellten verbringen.

Service Management-Ansatz zur Erfüllung der Mitarbeiterbedürfnisse

Der Service-Management-Ansatz eliminiert diese langwierigen, zeitaufwändigen Prozesse. Es ersetzt nicht nur E-Mails - es verändert die Art und Weise, wie HR mit Mitarbeitern zusammenarbeitet.

Stellen Sie sich Service Management als die perfekte Kombination aus Verwaltungsassistent und Projektmanager vor. Sie reagiert umgehend auf Mitarbeiteranfragen, bearbeitet Fälle, automatisiert wiederholbare manuelle Prozesse und verwaltet sogar komplexe abteilungsübergreifende Aktivitäten wie das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern.

Das Servicemanagement vergisst oder begeht niemals Fehler. Es wird immer nach Leuten gesucht, damit die Dinge erledigt werden können, und informiert Sie, wenn ein Problem vorliegt, das nicht gelöst werden kann. Es zeigt Ihnen auch, wo Ihre Mitarbeiter ihre Zeit verbringen - so können Sie die Ressourcenbereitstellung optimieren und die Produktivität maximieren.

Service Management ersetzt nicht Ihr aktuelles Human Capital Management-System. Es ist in dieses System integriert und ergänzt es. Dadurch erhalten Sie Einblick und Kontrolle über die Arbeit, die Sie heute wahrscheinlich meist per E-Mail erledigen.

Es bietet den Mitarbeitern auch die gleiche Sichtbarkeit. Sie können den Status ihrer Anfragen sehen, anstatt das Gefühl zu haben, dass ihre Anfragen bald nach ihrer Einreichung in einem schwarzen Loch verschwunden sind.

Durch die Möglichkeit, den Fortschritt Ihrer Anfragen zu überwachen, wird die Anzahl der frustrierten Folge-E-Mails, Telefonanrufe und persönlichen Besuche bei der Personalabteilung erheblich reduziert, was die Verwaltungsarbeit der Personalabteilung weiter verringert.

Vorteile eines Service-Management-Ansatzes

Das Service Management beginnt mit der Einführung eines webbasierten HR-Portals, in dem die Mitarbeiter Informationen zu HR finden und Personaldienstleistungen anfordern können. Im Idealfall können Mitarbeiter dieses Portal über ihre Arbeits-PCs, Heimcomputer, Laptops und ihre Smartphones und Tablets aufrufen.

Auf diese Weise können sie die grundlegenden HR-Anforderungen steuern, z. B. die Registrierung der Leistungen oder die Aktualisierung von Statusänderungen. Die Mitarbeiter wählen einfach die tatsächlich benötigten Services aus einem Servicekatalog aus oder suchen nach Informationen in der Wissensdatenbank des Portals.

Wenn ein Mitarbeiter eine Anforderung über das Portal übermittelt, erstellt das Service-Management-System automatisch einen Fall und führt diesen durch den gesamten Erfüllungsprozess. Dies umfasst die Zuordnung des Falls zum richtigen HR-Experten, die automatische Weiterleitung des Falls von Person zu Person, wenn jeder Erfüllungsschritt abgeschlossen ist, und die Aufrechterhaltung einer vollständigen Fallhistorie.

Sie können diesen Service auch auf andere Abteilungen ausdehnen. Beispielsweise können Service-Management-Systeme im Rahmen des Onboarding-Prozesses automatisch IT-Konten einrichten oder Büroflächen für neue Mitarbeiter anfordern.

Das Service-Management-System steuert die durchgängigen HR-Servicebereitstellungsprozesse und weiß, wie diese Prozesse ablaufen. Zum Beispiel können Sie automatisch erkennen, wann ein Fall blockiert ist, sodass Sie Maßnahmen ergreifen können.

Darüber hinaus werden eine Vielzahl von KPIs und andere Prozesskennzahlen generiert, z. B. wie gut Ihr Team auf Mitarbeiteranfragen reagiert. Es können sogar die Arten von Wissensdatenbankabfragen analysiert werden, wodurch das Auffinden und Schließen von Inhaltslücken erleichtert wird.

Fazit

HR-Profis entscheiden sich für eine Karriere im HR-Bereich, weil sie den Menschen helfen möchten und nicht ihre Tage damit verbringen, Papiere einzureichen, Tabellenkalkulationen zu aktualisieren und auf E-Mails zu antworten. Allzu oft unterbrechen weltliche Anfragen und Papierstapel diese Arbeit, was sie und die Mitarbeiter, denen sie zu helfen versuchen, frustriert.

HR ist ein Dienstleister und kann sich am Beispiel seines Kollegen, der IT-Abteilung, orientieren. Die IT-Abteilung hat bei vielen Unternehmen die Führung übernommen, eine Service-Management-Disziplin anzuwenden, um die Übermittlung und Erfüllung von IT-Helpdesk-Anfragen zu automatisieren.

Die Automatisierung dieser Aufgaben ermöglicht es der IT, sich auf mehr strategische Arbeit zu konzentrieren, mit deren Hilfe das Unternehmen seine umfassenderen Geschäftsziele erreichen und den Wert der IT besser demonstrieren kann.

Ein Service-Management-Ansatz ist der Schlüssel für die Erhöhung des Bekanntheitsgrads des Personals bei Führungskräften durch die Bereitstellung hochwertiger Dienstleistungen und die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit bei gleichzeitiger Verringerung der eigenen Arbeitsbelastung. HR kann seine Zeit und sein Know-how für strategischere Aktivitäten einsetzen, die sein Geschäft voranbringen.